Sustav numeriranja za politike i postupke pomaže korisnicima u kretanju kroz papirnati ili mrežni priručnik. Standardizirani sustav omogućuje logičku organizaciju i osigurava korisniku da pronađe informacije bez skeniranja svake stranice i naslova. Organizacija odjela i numerički ili alfanumerički sustav numeriranja jednostavni su ali učinkoviti načini kako bi se osiguralo da politika ili postupak može imati samo jedno moguće mjesto u priručniku.
Izgled politike i numeriranje stranice
Organizirajte politike abecednim redom, uključujući svako zasebno poglavlje, i označite svako poglavlje pomoću broja spoja, kao što su 1.0 i 2.0. Na primjer, ako politika odjela ljudskih resursa zauzima peto poglavlje, za zaglavlje poglavlja upotrijebite "5.0 - Ljudski resursi". Navedite stranice unutar svakog poglavlja u nizu, a ne u nizu od početka do kraja priručnika.
Numeriranje postupaka
Stvorite brojeve za postupke dodavanjem brojeva poglavlja. Na primjer, ako “5.0 - Ljudski resursi” obuhvaća šest postupaka, broj njih je od 5.1 do 5.6 i uključuju naziv svakog postupka. Koristite uvlake, mala slova i mala slova za označavanje koraka i pod-koraka unutar svake procedure. Na primjer, ako postupci otkazivanja zauzimaju poziciju 5.2, upotrijebite slova “a, b i c” da biste identificirali korake u prestanku zaposlenika. Ako bilo koji od ovih koraka uključuje pod-korake, identificirajte ih koristeći male rimske brojeve kao što su, “i, ii, iii.”
Razmatranja sustava numeriranja
Iako dobar sustav numeriranja dopušta revizije, nije posve siguran u pogledu dodataka. Ako je moguće, sastavite priručnik i kreirajte sustav numeriranja tek nakon što završite s izradom svih potrebnih pravila i postupaka. U suprotnom ćete morati dodati nova pravila na kraju priručnika ili ponovno brojiti sve kako biste zadržali abecedni redoslijed.
