Ako planirate pokrenuti tvrtku, morat ćete razmisliti o osnivanju ureda za planiranje i upravljanje tim poslovima. Od računala do fotokopirnih uređaja, moderni uredi zahtijevaju nekoliko različitih vrsta opreme, namještaja i pribora za učinkovito funkcioniranje. Uredska oprema spada u nekoliko kategorija, na temelju svoje funkcije u uredu.
Što je uredska oprema?
Pojam "uredska oprema" uključuje bilo koju dugoročnu imovinu koja se koristi za obavljanje upravnih ili uredskih poslova. Dakle, kategorija je vrlo široka. Zapravo, za računovodstvene i porezne svrhe često je lakše razmotriti što je isključeno iz uredske opreme. Primjerice, uredski materijal i uredski namještaj obično se kategoriziraju i prate odvojeno od uredske opreme. Uredski materijal uključuje materijale koje inače očekujete da ćete redovito konzumirati i zamjenjivati. Primjeri uključuju stavke kao što su zaglavlje pisma i ostale tiskanice, posjetnice i slično. Stolovi, stolne stolice, sjedala za goste ili klijente, stolovi i ostali namještaj uključeni su u kategoriju uredskog namještaja.
Računalna oprema
Suvremeni uredi ulažu značajan dio u računalnu opremu, jer je održavanje interne i svjetske veze obično ključna potreba. Većina ureda će trebati više stolnih i prijenosnih računala, kao i pisače za izradu kopija pisama, sporazuma i drugih dokumenata. Uredi će možda morati pretvoriti tiskane kopije dokumenata u digitalne datoteke. Za takve zadatke potrebni su skeneri i kabeli za povezivanje uređaja s računalom. Također mogu biti potrebni digitalni fotoaparati, projektori za prezentacije i pisači za slike.
Komunikacijska oprema
Poslovni uredi uvelike ovise o njihovoj sposobnosti da komuniciraju s drugim odjelima ili mjestima u istom poslovanju, kao i drugim tvrtkama, klijentima i dobavljačima. Telefoni također interno pomažu povezivanju uredskih radnika, što pomaže povećanju produktivnosti smanjenjem vremena hoda za prenošenje brzih poruka. Interoffice komunikacije također pomažu da se posjetiteljima ureda pruži profesionalnija slika.
Dok se faks uređaji manje koriste u poslovnim uredima nego u prošlosti, neke tvrtke i dalje zahtijevaju njihovu upotrebu za prijenos dokumenata na papiru koji se ne mogu skenirati. To se češće nalazi u uredima koji rukuju sigurnim, osjetljivim ili povjerljivim papirnatim zapisima, kao što su odvjetničke tvrtke i medicinske službe.
Ako ured zahtijeva znatnu količinu pripreme dokumenata, osobito korespondenciju, možda je pametno ulagati u opremu za diktiranje kako bi administrativni pomoćnici lakše obradili i izradili tiskane primjerke pisama i drugih diktiranih dokumenata. Druga komunikacijska oprema koju poslovni ured može zahtijevati uključuje bežične telefone, automatske sekretarice, Bluetooth slušalice, mobilne uređaje ili pametne telefone, kasetofon, opremu za snimanje i prikazivanje videa i televizore ili monitore zaslona.
Opća uredska oprema
Ostale urede također mogu zahtijevati uredi. Ormarići s datotekama važni su za čuvanje kopija dokumenata koji se moraju čuvati u prostorijama, bilo radi čuvanja ili jednostavnog upućivanja. Iz istog razloga, vatrootporni sef može osigurati dragocjenosti i osjetljive izvorne dokumente.
Neki dijelovi opreme toliko su sveprisutni da će ih gotovo svi uredi trebati i redovito ih koristiti. Primjerice, fotokopirni aparat pomaže uredima stvoriti potrebne kopije dokumenata koje poslovni subjekti moraju stvoriti za partnere i klijente, kao što su korespondencija i ugovori ili ugovori. Uništavači papira također su potrebni kako bi se na siguran način pravilno raspolagali osjetljivim, vlasničkim ili na drugi način povjerljivim informacijama.
Uredima je također potrebna druga opća oprema kao što su poštanske usluge za obradu izlazne pošte, proizvođač naljepnica za potrebe pohrane i bijele ploče za planiranje i strateške sesije.
