Mnoge tvrtke, i velike i male, koriste kreditne kartice koje izdaju tvrtke kao način da zaposlenici završe male kupnje ili plate druge poslovne troškove. Kako bi se smanjila mogućnost zlouporabe, zaposlenicima i njihovim nadzornicima treba priopćiti dobro definirane politike korištenja kartica. Ove politike trebale bi se baviti pitanjima kao što su odgovarajuća uporaba, sigurnost, ograničenja i postupci revizije.
Odgovornosti korisnika kartice
Zaposlenici odabrani za primanje poslovnih kreditnih kartica trebaju biti odgovorni za sigurnost kartice, kao i za privatnost informacija povezanih s tvrtkom. Ta odgovornost treba uključivati čuvanje kartice na sigurnom mjestu, zaštitu osobnog identifikacijskog broja kartice i pregled izjava za lažne aktivnosti. Kreditne kartice tvrtke ne smije koristiti nitko osim vlasnika kartice. Izgubljene ili ukradene kartice treba što prije prijaviti izdavatelju kartice i tvrtki.
Ograničenja potrošnje
Kreditne kartice tvrtke trebale bi uključivati ograničenja potrošnje u skladu s očekivanim potrebama zaposlenika. Ta ograničenja trebaju se priopćiti zaposleniku u vrijeme izdavanja i strogo se pridržavati. Zaposlenici bi trebali osigurati da korištenje ne prelazi ovo ograničenje ili da uzrokuje višak kazni ili naknade. Kreditne kartice tvrtke nikada se ne smiju koristiti za novčane predujmove.
Izvješća o upotrebi
Zaposlenici bi trebali biti odgovorni za redovita izvješća o korištenju imenovanom nadzorniku.Ta izvješća trebaju sadržavati detaljno objašnjenje pojedinačnih naknada, izvornih računa i odgovarajućih računovodstvenih kodova poduzeća. Te informacije trebaju biti priložene uz primjenjivu mjesečnu izjavu i dostavljene s dovoljno vremena da se izbjegnu naknade za kasno plaćanje.
Osobna uporaba
Ako nije uključen kao dio paketa za kompenzaciju zaposlenika, osobna uporaba kreditne kartice tvrtke ne bi trebala biti dopuštena. Osobnu uporabu treba definirati kao bilo koje troškove koji nisu izravno povezani s poslovanjem ili povezanim troškovima. Osobna uporaba u izvanrednoj situaciji trebala bi zahtijevati dodatna objašnjenja i trenutnu otplatu tvrtki.
Pregled korištenja
Pregled korištenja kreditnih kartica zaposlenika treba redovito provoditi. Ovu provjeru trebaju obaviti i neposredno nadređeni zaposlenik i član odjela poslovnog računovodstva. Supervizor zaposlenika treba biti odgovoran za određivanje korištenja kao primjenjivog i prikladnog za radne obveze zaposlenika. Odjel za računovodstvo treba osigurati da se plaćanja i krediti obrađuju na odgovarajući način, a ograničenja korištenja nisu premašena.
