Crkva u bazi podataka pružit će osnovne informacije o svakom članu vaše zajednice sa klikom miša računala. Otišli su dani papirnih adresara, s njihovim sekretarskim ogrebotinama i križanjima kako se obitelji razvijaju i preseljavaju. S bazom podataka, sve ostaje organizirano i aktualno, omogućujući vam dijeljenje informacija o kontaktima unutar crkvene obitelji.
Prikupite kontaktne podatke svih koji prisustvuju vašoj crkvi. To možete učiniti tako što ćete podijeliti obrazac za zajednice koje ispunjavaju uslugu ili putem popisa e-pošte, ili dopuštajući odgovor e-poštom ili povezujući se s web-mjestom obrasca kao što je SurveyMonkey.com.
Svakoj obitelji treba osigurati njihovo ime, adresu, broj telefona i e-poštu. Također možete uključiti rođendane, datum godišnjice i relevantne informacije o svakom djetetu, kao što su dob i posebni interesi.
Obavijestite svaku pojedinu osobu o svrsi crkvene baze podataka. Pitajte dopuštenje ljudi prije nego što ih uključite u javnu datoteku, a ako ne žele da se njihove informacije dijele, učinite ih "privatnim" ili ih ostavite nenavedene.
Pokrenite Excelovu proračunsku tablicu. Prvi stupac trebao bi biti za imena članova obitelji, nakon čega slijedi drugi stupac za kućnu adresu. Treći stupac treba sadržavati telefonski broj, četvrti stupac treba imati adresu e-pošte, a konačni stupac može sadržavati sve bilješke ili zabrinutosti o kojima bi pastoralno osoblje trebalo biti svjesno.
To možete stvoriti iu programu Microsoft Word, Open Office ili bilo kojem drugom programu koji vam omogućuje izradu ispisive, ali elektronski korisne datoteke koja se može pohraniti na računalo ili spremiti na disk.
Spremite datoteku nakon što ste unijeli sve podatke. Ova baza podataka trebala bi se čuvati negdje gdje je lako dostupna onima koji je koriste redovito (poput crkvenog osoblja), ali ne i onima koji ne trebaju te informacije. Razmislite o tome da ga stavite na zajednički tvrdi disk ili lozinku koja ga štiti kako bi spriječili snoopere.
Razmislite o kupnji programa baze podataka dizajniranog za crkve, kao što je Servant Keeper. Excelova tablica u ovom slučaju jednostavno bi bila nacrt. Ponovno unesite konačne, organizirane informacije u označena polja programa baze podataka. Spremite svoj rad.
Stavke koje su vam potrebne
-
Računalo s pristupom internetu
-
Kontakt informacije za sve vjernike koji žele biti uključeni
-
Tajnik ili volonter za unos podataka
-
Program za proračunske tablice kao što je Microsoft Excel
-
Softver baze podataka (izborno)
Savjet
-
Držite povjerljive podatke povjerljivima. Poštujte privatnost vaše zajednice. Dvaput provjerite točnost imena i znamenki telefonskih brojeva.
Upozorenje
Ako imate problema s softverom baze podataka ili vjerujete da je slomljen, ne pokušavajte ga "popraviti". Možete izbrisati vrijedne datoteke. Umjesto toga upotrijebite broj korisničke usluge koji ste dobili uz softver.
