Nema sumnje da su napredak u tehnologiji - osobito u smislu Interneta - omogućio lakšu i bržu razmjenu informacija s pojedincima diljem svijeta. Nažalost, ona je također došla na cijenu da dopustimo da tradicionalne društvene milosti i dobra prosudba padnu na stranu u našoj žurbi da napravimo prijatelje, postavimo ideje ili zapečatimo ključnu stvar. Evo što trebate znati o korištenju e-pošte mudro u vašem osobnom i profesionalnom životu.
Čudovišta u cyber prostoru
Internet je rodio zlonamjernu novu vrstu zlikovaca koji spadaju u dvije kategorije - one koji žele naškoditi vašem računalu i onima koji žele da vam naude. Oni koji žele uništiti sve podatke na vašem sustavu, to čine pomoću brzodjelujućih virusa koji su povezani s porukama e-pošte koje vas ili izazivaju intrigantnom udicom u naslovnoj liniji ("Čestitamo! Upravo ste osvojili lutriju") ili se pretvarajte da dođe od nekoga koga poznajete ("Hej! Jeste li dobili poruku o ručku sljedeći tjedan?"). Ono što je podmuklo u vezi s ovim potonjim je to što se, na prvi pogled, pošiljatelj čini legitimnim, ali nakon otvaranja e-pošte primatelj se tada upućuje da klikne na vezu koja će brzo osloboditi elektronsko uništenje. E-poruke koje upozoravaju na probleme s bankovnim računom, narušavanje sigurnosti na PayPal-u ili bilo koju vrstu kriminalističke istrage koja privlači neposrednu pozornost i suradnju primatelja, treba uvijek smatrati sumnjivim. Druga vrsta cyber zlikovca vreba u chat sobama, upija osobne podatke s blogova, te je redoviti posjetitelj na Facebooku, MySpaceu i web-mjestima vezanim za upoznavanje. Zbog anonimnosti koju internet pruža korisnicima e-pošte, nemate pojma je li taj slatki tip koji pišete natrag i naprijed na - i bliže stvarnom datumu - zapravo diplomac Harvarda, radi za Merrill Lynch i pokreće Porsche ili je šmokljani prevarant koji plijeni na žene koje vjeruju i upravo će vas udariti pritajenom pričom koja uključuje davanje pristupa domu i / ili vašim kreditnim karticama.
Neprikladna uporaba uredske opreme
Jednom davno, pretpostavljalo se da većina zaposlenika posjeduje zdrav razum da satima ne razgovaraju s telefonom u društvu s prijateljima, ukrcaju uredske potrepštine za kućnu upotrebu ili koriste Xerox stroj da napravi više kopija romana da bi mogli ili možda nije tajno pisalo tijekom radnog vremena. Ono što je postalo problematično je, međutim, to što je u tim prilikama došlo vrijeme da nekoga otpuste zbog krađe vjerodostojnice ili korištenja poštanskog metra za slanje računa za kućnu djelatnost, a najlakša obrana okrivljenog zaposlenika bila je: "Oh, nisam." Znam da mi to nije bilo dopušteno. To je dovelo do toga da sve više tvrtki razvija proceduralne priručnike koji su strogo odredili što je i što nije prikladno ponašanje. Internet, naravno, zauzima istaknuto mjesto u mnogim današnjim smjernicama. Sigurno je dovoljno bezazleno da prođe šalu putem e-pošte, razmijeni usputne tračeve ili sugerira da je možda šef clueless rube. Takve komunikacije, međutim, ne samo da troše dragocjeno vrijeme, nego mogu postati predmetom sudskog naloga ako se tvrtka ikada uključi u tužbu. Nadalje, e-mail od stranaka nepoznatih mogao biti nošenje jednog od tih gore navedenih virusa i staviti tvrtku na značajan rizik.
Povlaštene informacije
Povjerljivost je često ugrožena kada odlučimo međusobno komunicirati putem e-pošte. Za razliku od pisma koje se može zaključati ili čak spaliti nakon što ih je pročitao primatelj, e-mail korespondenciju može slučajno ili namjerno pristupiti treća strana. To je posebno štetno u sektoru rada ako se sadržaj e-pošte odnosi na povjerljive podatke, zapise o pacijentima / klijentima ili informacije o financijskoj stabilnosti tvrtke. Sigurnost je također ugrožena ako, na primjer, pojedinac pruži podatke o kreditnoj kartici ili broj socijalnog osiguranja u kontekstu poruke e-pošte prodavatelju, a ne unese podatke putem sigurne web-lokacije.
Povremeni razgovor
Budući da se e-pošta osjeća kao takav neformalan, opušten forum za razgovor s ljudima, oni će često proširiti tu istu razinu blistavog poznavanja potpunim strancima i onda se pitaju zašto dobivaju hladno rame. Dobar primjer za to bi bili autori koji žele objaviti svoj roman uredniku izdavačke kuće. Za razliku od starih dana kada su takve parcele uvijek imale oblik pisanih kopija koje su slali puževi zajedno s omotnicom na koju su se obratili sami, mnogi su izdavači shvatili da elektronički upiti ne samo da ubijaju manje stabala nego im omogućuju obraditi zastrašujuće opterećenje podnesaka mnogo brže. Ono što ih odmah isključuje je brbljava e-pošta koja počinje s "Bok, Emily" kao da je pošiljatelj godinama poznavao Emily. S obzirom da ona vjerojatno ne bi znala da je Emily prošla na ulici, arogantno je pretpostaviti da je uvođenje e-pošte trenutna vrata prijateljstvu ili da pošiljatelj može otkriti osobne podatke koji su izvan granica profesionalnog protokola. Sve dok vas primatelj ne pozove da koristite njezino ime, uvijek je mudro pogriješiti na strani formalnosti. Također je pametno formatirati slovo na zaslonu računala baš kao što biste i pismo koje će biti ispisano i poslano poštom. To znači spremanje čudnih fontova i ikona smajlija za prijatelje i obitelj koji vas već poznaju.
Pravopis prozora
U skladu s neformalnom prirodom razmjene e-pošte i razmjene izravnih poruka, čini se da je mnogim ljudima dala izgovor da ne provjere svoj sadržaj za pravopisne i gramatičke pogreške. "Oh, to je samo e-mail", kažu. "Nije kao da je itko stvarno stalo ili ima vremena uhvatiti svaku sitnicu." Međutim, ono što ne uspijevaju uzeti u obzir jest da je e-mail odraz ponosa - ili nedostatka toga - koje uzimaju u vlastitom radu. Budući da nikad ne znate koliko će ljudi, osim primatelja, vidjeti ga, bilo bi vam dobro da budete sigurni da je to što je moguće bez pogrešaka prije nego što pritisnete gumb za slanje.
Razmatranja
To je tužan komentar o našem društvu da toliko ljudi koristi anonimnu prirodu Interneta kako bi poslali okrutne, štetne i pokvarene e-poruke. Činjenica da oni mogu usvojiti "bezlične" osobnosti kroz višestruke račune e-pošte im je dala mogućnost da sakriju svoje prave identitete iza lažnih nadimaka i oslobode rante da će im biti neugodno reći osobno. U tome je riječ o mudrom korištenju e-pošte: ako to nije nešto što ne biste željeli posjedovati u razgovoru licem u lice, vjerojatno ne bi trebalo ulaziti u e-poštu. Za više savjeta o bontonu e-pošte - kao i savjete o čuvanju sebe u elektroničkom mediju - posjetite linkove navedene na kraju ovog članka.
uskogrudost
Posljednje, ali ne i najmanje važno, e-pošta je utjecala na našu želju i našu sposobnost da komuniciramo jedni s drugima kroz stvarno lice. Umjesto organiziranja susreta s prijateljem za ručak i nadoknade, postalo je manje gnjavaže za e-chat. Umjesto da pokupite telefon ili napišete čestitku, postalo je prikladnije samo poslati e-mail. Čak i zahvalnice za poklon ili lijepu večeru postale su zamijenjene instant porukama. Ono što je najviše uznemirujuće je, međutim, to što je mlađa generacija postala ugodnija u razgovoru putem tipkovnice nego u interakciji s drugima u društvenim situacijama. To će, pak, imati negativan utjecaj na njihove verbalne vještine, govor tijela i samopoštovanje. Uostalom, ako možete preuzeti bilo koji identitet koji želite na internetu, nema razloga da radite na otkrivanju tko ste zapravo kao osoba.
