Bez obzira na to jesu li poslani poštom ili e-poštom, poslovna pisma uvijek prate određeni format i stil. Praćenje formata brzo dolazi do točke i govori čitatelju o dodatnim povezanim dokumentima koje ste uključili, kao što je životopis, potpisan ugovor ili kopije plaćenih računa. Pojedinosti priloga u tijelu vašeg pisma i njihovo bilježenje na dnu vašeg pisma je profesionalan način pomoći primatelju da shvati zašto pišete i koje ste dodatne materijale poslali.
Recite čitatelju zašto pišete
Dobro napisano poslovno pismo počinje s jednom rečenicom u kojoj se objašnjava zašto pišete. Recite primatelju koji dokumenti i koliko dokumenata priložite i zašto ih uključite. Trebali biste početi s izrazima kao što su: "Priložim svoj životopis za mjesto pomoćnika upravitelja" ili "U prilogu je kopija pisma koje sam dobio potvrđujući moju nedavnu uplatu."
Izbjegavajte biti previše formalan
Vaše pisanje poslovnog pisma ne bi smjelo uključivati mnogo formalniju riječ "Molimo vas da priložite …" Iako nije gramatički netočna, ta vrsta formalnog pisanog jezika uglavnom se koristi u akademskim časopisima, službenim dokumentima i mjestima gdje je potrebna veća razina ozbiljnosti. Kao opće pravilo, izbjegavajte pretjerano formalni jezik u svakodnevnoj poslovnoj korespondenciji i e-pošti.
Navedite priloge ili priloge ispod potpisa
Na dnu slova nakon linije potpisa nalazi se odgovarajuće mjesto za popis privitaka. Ako šaljete e-poštu, dvostruki razmak nakon potpisa, a zatim citirajte priloge kratkom notacijom kao što je "Prilog: Nastavi za Jane K. Doe". Ako šaljete pismo putem poštanske usluge, dodali biste kratki opis koji opisuje kućišta dva reda ispod potpisa. Možete napisati riječ “enclosure” (Primjer: “Prilog: Mjesečni pregled tržišta”) ili koristiti uobičajenu poslovnu skraćenicu “enc.” (“Enc: Resume for John K. Doe”).
Dodatni savjeti za poslovnu e-poštu
Kako imenovati privitke: Formatiranje je ključno za slanje poslovne e-pošte. Naziv datoteke privitka treba biti povezan s vašom e-poštom. Uključite svoje ime, kratak opis teme i datum e-pošte. Ako u privitku ima više od jedne stranice, to također naznačite.
Priložite fotografije učinkovito: Ako šaljete fotografije, provjerite jeste li obrezali fotografije da biste prikazali samo ono što je relevantno te u malim ili srednjim veličinama koje će se brzo preuzeti na računalu ili uređaju primatelja.
Pobrinite se da uključite sve: Prije nego što zatvorite omotnicu ili pritisnete gumb za slanje, provjerite jesu li vaši prilozi u omotnici ili da ste priložili svoje dokumente na svoju e-poštu. Mnogi regrut i druge tvrtke mogu odbaciti pisma koja ne uključuju tražene privitke. Također daje dojam da je pošiljatelj neoprezan.
