Jedan od najčešće zanemarenih ali vrijednih aspekata poslovanja je pozdrav glasovne pošte. Nezaboravni i profesionalni snimci imaju pozitivan učinak. Napravite pozdrav odgovara tvrtke dok još dodajući stil s nekim osobnosti bačen u mix. Najbolji izlazni zapisi imaju pravu količinu okusa bez gubitka profesionalnog dodira.
Osnovni sastojci
Poslovna glasovna pošta mora imati nekoliko sastojaka koji informiraju. Uključite ime osobe čije je proširenje birano, naziv tvrtke i odjel. Pozovite pozivatelja da ostavi poruku; često pozivatelj ne shvaća da je stigla do govorne pošte. Recite klijentima kada mogu očekivati povratni poziv i ponuditi alternativni kontakt, ako je moguće. Dodajte web-lokaciju ili e-poštu tvrtke. Ostavite samo jedan dodatni kontakt za kratkoću, upozorava Christopher Null, pišući u PC World. Konstruirajte kratki pozdrav i točku.
Ne-br
Izbjegavajte korištenje mobitela za snimanje pozdrava. Poželjna je fiksna linija za snimanje pozdrava. Kvaliteta zvuka na mobitelu nije toliko dobra u usporedbi s fiksnom linijom. Profesionalni pozdrave ne smiju zvučati iskrivljeno ili pucketavo. Izbjegavajte standardne pozdrave. Zvuče automatizirano, bezlično i hladno. Osigurajte da se ne bilježe šumovi u pozadini. Loše snimljeni pozdrav telefona može pretvoriti klijente i voditi dalje. Izbjegavajte "um" i "uhs". Pripremite skriptu prije snimanja tako da lako teče.
Opći pozdrav
Opći pozdrav se svakodnevno koristi za svakodnevne propuštene pozive dok je telefon bez nadzora. Ovaj pozdrav obično se igra za ljude koji zovu izvan tvrtke.
“Dosegli ste (društvo) gdje (slogan). Ovo je (naziv), vaš vodič (odjel). Nažalost, trenutno ne mogu doći do telefona, ali mi ostavite poruku s vašim imenom i brojem telefona, a vaš poziv ću vam vratiti što je prije moguće. Ili nam slobodno pošaljite poruku e-pošte na (adresa e-pošte)."
Pozdrav izvan ureda
Poruke izvan ureda koriste se kada netko ode iz ureda na unaprijed određeno vrijeme. Većina usluga govorne pošte dopušta pozdrave da se igraju za određeno vrijeme, tako da nitko ne mora zapamtiti da se pozdravi izvan ureda.
- Bok, ovo je ime (odjel). Ja sam izvan ureda do (datum). Pregledavat ću svoje glasovne poruke tijekom dana, pa vas molimo da mi ostavite poruku i ja ću vam vratiti poziv što je prije moguće. Ako vam je potrebna dodatna pomoć, možete kontaktirati (zamjensku osobu za kontakt) na (broj telefona) ili posjetiti našu web-lokaciju na adresi (URL)."
