Kada napuštate govornu poštu, važno je da se predstavite profesionalno. Ako želite biti ozbiljno shvaćeni, morate znati kako ispravno ostaviti poruku, što reći i kako završiti svoju poruku.
Kako napustiti govornu poštu
Vjerojatno ostavljate poruku koja zahtijeva povratni poziv, tako da će se način na koji se predstavljate na telefonu odraziti na mogućnost povratka osobe. Provjerite znate li što ćete reći prije nego što uopće obavite telefonski poziv. Započnite tako što ćete izgovoriti svoje ime i naziv svoje tvrtke ili tvrtku s koje zovete. Svakako dvaput izgovorite svoj telefonski broj kako bi prijemnik imao dovoljno vremena za upisivanje broja.
Ako imate jedinstveni naziv, napišite ga dok prvi put dajete svoj telefonski broj. Čak i ako ste nervozni, razgovarajte polako kao da pišete informacije. Brz razgovor može zbuniti osobu koju pokušavate kontaktirati. Glasovna pošta ne bi smjela trajati više od 30 do 45 sekundi. Idite ravno do točke vašeg poziva.
Prakticirajte profesionalnost kao što ste završili telefonsku poruku
Iako je dobro doći do točke telefonske poruke, nikad ne želite reći samo svoje ime, broj i reći osobi da se javi. Mora biti više informacija. Morate ukratko opisati zašto zovete. Nakon što ostavite svoje podatke, možete reći osobi u koje vrijeme ćete biti na raspolaganju, ali i dajte mu do znanja da može nazvati u njegovu korist.
Ostavite svoj broj na kraju poruke, zatražite poziv, ali i spomenite da ćete pokušati ponovno sutra. Ništa ne pokazuje više posvećenosti od pokušaja.
Uvijek završite uvažavanjem, kao što je hvala. Drugi način na koji možete prekinuti poziv je da mu kažete da znate da je zauzet, ali bi vam bilo drago da ga nazovete. Na koji god način odlučite završiti govornu poštu, provjerite jeste li se smiješili dok to kažete. Usta koja se mršti imaju drugačiji zvuk od nasmiješenih usta. Ljudi mogu osjetiti ako je netko sretan i nasmijan na drugoj liniji, pa se smiješite ako želite povećati šanse za povratni poziv.
Kako završiti pozdravnu poruku govorne pošte
Dok postavljate pozdravnu poruku govorne pošte za poruku govorne pošte zatvorene u uredu, izbjegavajte pretjerane fraze kao što je: "Vaš mi je poziv važan." Započnite svoj pozdrav ispričavajući se što ste propustili njihov poziv, dajte procjenu vremenskog okvira kada pozivatelji mogu očekivati povratni poziv i sve ostalo što je važno za njih da znaju. Držite svoj pozdrav kratkim i do točke, tako da će vaši pozivatelji vjerojatno ostaviti poruku. Prosječan pozdrav bi trebao biti oko 25 sekundi.
Primjer pozdrava govorne pošte može biti: "Bok, dosegnuli ste (naziv tvrtke). Žao mi je što sam propustio vaš poziv. Molimo vas da ostavite svoje ime i najbolji broj telefona na koji se možete kontaktirati. Javit ću vam se 24 sata, hvala.
