Izrada potvrde o zaposlenju zajednička je zadaća ljudskih resursa. Međutim, općenito nije dobro dostaviti informacije o trenutnim ili prošlim zaposlenicima putem telefona. Kao prvo, ne možete provjeriti identitet pozivatelja. S druge strane, davanje informacija putem telefona krši kontrole privatnosti koje većina tvrtki ima. Bolje rješenje je zahtijevati pismeno odobrenje zaposlenika, a zatim dati pisane informacije o zaposlenju.
Zašto certifikat o zaposlenju?
Tvrtke i pojedinci koji donose odluke na temelju trenutnog ili prošlog zaposlenja i plaće trebaju način za provjeru podataka dobivenih od zaposlenika. Najčešće su banke i druge kreditne institucije, vlasnici kuća, agencije za zapošljavanje i drugi potencijalni poslodavci. Zajmodavci i kućevlasnici obično samo trebaju provjeriti status zaposlenja i plaće ili plaće. Unajmljivanje tvrtki može zatražiti informacije koje se odnose na pohađanje, posao uloge i dužnosti. Vaša pravila o potvrđivanju odredit će koliko je informacija vaša tvrtka spremna pružiti.
Standardna i formalna provjera
Informacije koje uključite u potvrdu o zaposlenju često ovise o tome kreirate li standardnu ili formalnu potvrdu. Svaka verzija mora biti na službenom memorandumu tvrtke i mora sadržavati datum, naslov i potpis osobe koja je izdala potvrdu. Standardna potvrda, poput one koju vlasnik kuće može zatražiti, obično uključuje ime zaposlenika, radni status, trenutni naziv posla i osnovnu godišnju plaću. Formalna potvrda koja se izdaje zajmodavcu može također uključivati broj zaposlenika za socijalno osiguranje i službeni pečat ili pečat tvrtke od javnog bilježnika.
Format i stil
Potvrda o zaposlenju nema standardni izgled. Pomoću standardnog lista papira od 8,5 prema 11 inča postavite orijentaciju stranice na krajolik i margine na 0,5 inča da bi potvrda izgledala više kao tradicionalni certifikat. Postavite orijentaciju na portret i koristite standardne margine od 1 inča za izgled poslovnog pisma. Centrirajte zaglavlje, koje bi trebalo uključivati naziv tvrtke i podatke za kontakt, a zatim počnite unositi informacije o provjeri. Certifikat možete formatirati kao tablicu i unijeti svaki podatak na zasebnu, dvostruko razmaknutu liniju. Na lijevoj strani unesite oznake kao što su "zaposlenik", "trenutna pozicija" i "godišnji prihod". Dodajte odgovarajuće informacije na desnoj strani.
Opcije isporuke
Mogućnosti isporuke često se razlikuju za standardne i formalne potvrde. Za standardnu potvrdu o zapošljavanju većina tvrtki će primati podatke poštom, faksom ili e-poštom. Kada službeni certifikat uključuje broj socijalnog osiguranja, većina tvrtki šalje informacije putem pošte u SAD-u. Također možete dopustiti zaposlenicima da preuzmu i dostave vlastiti certifikat. Želite li obavijestiti zaposlenika da ste isporučili certifikat, ovisi o veličini vaše tvrtke i broju zahtjeva za tu uslugu.
