Obveze prema dobavljačima, ili AP, klasificiraju se kao kratkoročne obveze i iskazuju u bilanci. Kako bi se knjige zatvorile na kraju mjeseca i na kraju godine, obveze prema dobavljačima moraju biti usklađene. To može biti vrlo veliki račun ili mali ako ste mala tvrtka.
Ako vaša tvrtka koristi obračunsku metodu nastanka događaja, ona bilježi troškove kako se oni pojavljuju, a ne kada su stvarno plaćeni. Ako je to slučaj, račun AP koristi se opsežno. Općenito, tvrtke koriste saldo glavne knjige (ukupan iznos) i bilancu podružnica (pojedinosti računa) za bilježenje obveza prema dobavljačima.
Nabavite saldo glavne knjige ili zbroj obveza prema dobavljačima i bilancu pomoćne knjige ili pojedinosti AP-a. Ove dvije evidencije moraju biti jednake za usklađivanje računa.
Koristite program za proračunske tablice za postavljanje usklađivanja obveza za plaćanje. Koristite stupac A za unos stanja računa koji se plaćaju prema glavnoj knjizi. Koristite stupac B za unos detaljne bilance dugovanja. Ako se ove dvije podudaraju, račun se usklađuje. Ako postoji razlika u usklađivanju, potrebno je obaviti još posla prije nego što zatvorite račun.
Pregledajte stavke u pojedinostima računa ili podružnice koje nisu u glavnoj knjizi. Također, zabilježite sve stavke u glavnoj knjizi koje su izostavljene iz pojedinosti računa. Dodajte i oduzmite ove stavke prema potrebi iz svakog zapisa.
Potražite moguće pogreške prilikom bilježenja kako biste lakše uskladili svoje obveze.
Nađite unose koji su knjiženi izravno u glavnu knjigu i nisu evidentirani u pomoćnoj knjizi ili pojedinostima. Dodajte ove unose na stranu potkategorije ili usklađivanje.
Potražite unose u glavnoj knjizi koji nisu zabilježeni u glavnoj knjizi. Dodajte iznose u stupac glavne knjige usklađivanja.
Pregledajte unose na računima potraživanja i obveza prema dobavljačima ili knjigama. Provjerite jesu li unosi ispravno zabilježeni kao dugovanja i krediti. Uobičajene pogreške u evidentiranju uključuju kredite prema potraživanjima ili dugovanja za rekordne obveze.
Pregledajte unose novčanog računa. Potražite kredite i dugovanja u gotovini umjesto računa koji se plaćaju.
Prilagodite unose da biste zatvorili knjige ako se račun i dalje ne usklađuje. Ako razlika premašuje prag značajnosti vaše tvrtke, nastavite pregledati sve unose dok se knjige ne usklade.
Savjet
-
Razmislite o ulaganju u softver za automatsko usklađivanje kako biste lakše zatvorili svoje knjige učinkovitije. Ti će vam programi pomoći u bržem pronalaženju odstupanja u svojim knjigama od ručnog pretraživanja.
