Ručno računovodstvo uključuje korištenje papirnatih knjiga i dnevnika za bilježenje financijskih transakcija. Ti su alati iz prošlog razdoblja. Računovođe - često noseći zelene vizure i crne trake - koristit će ručno računovodstvo kako bi zadržali financijski rezultat za svoje tvrtke. Tvrtke danas mogu i dalje koristiti ručno računovodstvo za neke procese. Nedostaci, međutim, mogu oslabiti ručne računovodstvene aktivnosti.
Vrijeme konzumiranja
Računovodstveni procesi koji koriste papirnate dnevnike i knjige ili slične alate zahtijevaju puno vremena za izvršavanje zadataka. Računovođe će morati pronaći račune i časopise u sustavu prije snimanja zapisa. Provjera stanja na računu i pregled informacija također je otežana. Računovođe će možda morati proći kroz više dokumenata kako bi pronašli informacije koje traže rukovoditelji. Kopiranje tih informacija također može biti teško.
Podložno pogreškama
Pogreške mogu biti vrlo česte u ručnim računovodstvenim procesima. Uobičajene pogreške unose podatke u pogrešne račune, prenose brojke ili bilježe podatke unatrag. Iako su te pogreške također u modernim računovodstvenim sustavima, ručni sustavi nemaju interne provjere i ravnoteže. Računovođe koji istražuju pogreške često će provesti nekoliko sati kako bi pronašli i ispravili unose. Višestruki računovođe koji rade u nekoliko manuelnih računovodstvenih knjiga mogu pogoršati ove probleme.
Nedostatak sigurnosti
Nedostatak sigurnosti je još jedan zajednički nedostatak ručnog računovodstva. Tvrtke možda neće moći spriječiti zaposlenike da pregledaju osjetljive podatke u knjigama i dnevnicima. Datoteke kopirane i pohranjene na računalu također mogu biti manje sigurne. To može omogućiti zaposlenicima zlouporabu financijskih informacija putem prijevare ili pronevjere. Nezadovoljni zaposlenici mogu također nepopravljivo oštetiti informacije i uništiti važne financijske podatke.
Dostupno je nekoliko kopija
Velike organizacije često smatraju da je ručno računovodstvo teško zbog nedostatka više knjiga i dnevnika. Većina tvrtki će imati jedan časopis za obveze prema dobavljačima, potraživanja, plaće, osnovna sredstva i tako dalje. To znači da samo jedan računovođa može raditi u časopisu u bilo kojem trenutku. Izdvajanje tih knjiga u podskupine može rezultirati manjom sigurnošću i mogućnošću dupliciranja informacija u računovodstvenom sustavu.
