U najjednostavnijem obliku, unutarnja kontrola je zbroj svega što vaša tvrtka radi kako bi identificirala i smanjila rizike koje, prema SAD-u, smanjuju.Uprava za mala poduzeća često troši oko 5 posto godišnjeg prihoda tvrtke. Iako se tvrtke svih veličina suočavaju s rizicima prijevare, krađe i zlouporabe poslovne imovine, mala poduzeća s neodgovarajućim procedurama dokumentiranja često su ranjivija. Postupci dokumentacije pridonose snažnim unutarnjim kontrolama i dio su njih.
Povećana odgovornost
Dok dobro razvijene procedure dokumentiranja jačaju i preventivne i detektivske unutarnje kontrole, neadekvatni postupci dokumentiranja glavni su razlog zašto neka poduzeća ne saznaju da se krađa ili prijevara događa dok ne bude prekasno, napominje "Journal of Accountancy". Formalni postupci dokumentiranja pružaju smjernice za provedbu kontrola, a povećavaju odgovornost, jer vaši zaposlenici moraju dokazati i provjeriti, a ne samo izjaviti, da su slijedili ili izvršili unutarnju kontrolu.
Dokazna vrijednost
Dokumentacijski postupci stvaraju sljedive dokaze, uključujući tko je bio uključen u zadatak ili financijsku transakciju i kada i kako je bila uključena. Možete stvoriti procedure kao što su označavanje vremena i datuma koje rade iza kulisa, kao i postaviti pravila za dokumentaciju za zaposlenike koje će slijediti. Oba su podjednako važna za rekonstruiranje radnji prilikom praćenja transakcija i kreiranja revizijskih tragova. Primjerice, potpisane potvrde o vaučerima, kopije sitnih novčanih potvrda, osobni ID zaposlenika i žigovi vremena i datuma na računalu svi pružaju dokaze o revizijskom tragu.
Više sigurnog upravljanja informacijama
Stvarni ili skenirani prilozi, fusnote u financijskom izvješću i dnevnik promjena računalnih transakcija primjeri su dokumentacijskih postupaka koji doprinose i jačaju kontrole upravljanja informacijama. Sve su korisne za dokumentiranje razloga za ispravljanje ili podešavanje papirnatih ili elektroničkih poslovnih dokumenata, što u konačnici pomaže u sprječavanju i otkrivanju prijevara i krađe zaposlenika. Odgovarajuća oznaka datuma i vremena i dokaz o prethodnom odobrenju, kao što su inicijali upravitelja odjela, dodatno jača kontrole upravljanja informacijama.
Bolja kontrola kvalitete
Osim sprečavanja i interne i eksterne prevare, dokumentacijske procedure za skladište i upravljanje zalihama mogu podržati kontrolu kvalitete. To uključuje zahtjev da zaposlenici u skladištu računaju, pregledavaju i dokumentiraju oštećenu robu. Postupci sprečavanja prijevara i krađe koji doprinose dobrom unutarnjem nadzoru uključuju pravilo o dokumentaciji u kojem se od zaposlenika zahtijeva da popune, potpišu i podnesu liste za svaku odlaznu narudžbu kupaca i postupke označavanja koje bilježe i identificiraju stavke inventara, uključujući opise, brojeve dijelova, jedinice mjera i količine.
