Kontrolni popis ISO 9001 je alat, jedan od mnogih u revizorskom alatu, koji se koristi za procjenu sustava upravljanja kvalitetom organizacije. Uzmite u obzir analogiju uspoređivanja sustava upravljanja kvalitetom s nacrtom stolara i revizora građevinskog inspektora. Cilj je procijeniti rad koji se radi u usporedbi s načinom na koji nacrt kaže da bi to trebalo biti učinjeno, te također u usporedbi s građevinskim propisima - ili, u ovom slučaju, zahtjevima ISO 9001. Popisi za provjeru trebaju biti osmišljeni kako bi pomogli u toj procjeni, a ne da bi dodali birokraciju.
Pregled dokumentacije
Kontrolni popis može biti dizajniran za obavljanje pregleda dokumentacije. Nakon što potvrdite da je procedura kontrole dokumenata u organizaciji, kako je napisana, u skladu sa zahtjevima ISO 9001, napravite kontrolni popis povlačenjem određenih stavki iz tog postupka. Usredotočite se na samu kontrolu dokumenata, pri čemu se samo jedno ili dva pitanja odnose na zahtjeve ISO 9001 specifične za proces koji se revidira. Dovoljno je pitati: "Koja se odredba ISO 9001 primjenjuje na Proces ABC?" i "Da li proces ABC ispunjava te zahtjeve?" Nije potrebno prepisati cijeli standard kao pitanja na kontrolnim listama.
Odgovornost uprave i predanost
Kontrolni popis može se izraditi posebno za reviziju upravljanja. Kontrolni popis može identificirati svaku klauzulu koja navodi zahtjev kao izravnu odgovornost rukovodstva i druge relevantne stavke, kao što su planiranje ljudskih resursa i infrastrukture. Ovaj kontrolni popis može se početno koristiti tijekom intervjua za upravljanje, a zatim se dovršiti tijekom revizije jer se u cijeloj organizaciji procjenjuju dokazi.
Obuka i kompetencija
Kontrolni popis može potaknuti revizore da zapamte opće primjenjive zahtjeve, kao što su obuka i stručnost. Kada slijedi revizijski trag koji pokriva ostale klauzule, ovi zahtjevi ponekad se mogu previdjeti i zahtijevati daljnje aktivnosti prije nego se revizija može zatvoriti. Kontrolni popis može pomoći osigurati da revizori traže dokaze da su zaposlenici kompetentni za poslove koje obavljaju na temelju obrazovanja, osposobljavanja, vještina i iskustva. Jednako je važno potvrditi da se akcijski planovi razvijaju i provode kako bi se osiguralo da zaposlenici postignu potrebne razine kompetencija.
Outsourced procesi
Stavke kontrolnog popisa trebaju obuhvaćati vanjske postupke. To se može kombinirati s gore navedenim opće primjenjivim zahtjevima. Poslovica "iz vida, iz uma" može uzrokovati da i revidirani subjekti i revizori zaborave da se skladištenje za programe A, B i C još uvijek obavlja na licu mjesta, ali za program X tu funkciju sada obavlja pružatelj logistike treće strane, ISO 9001 izričito zahtijeva da se vanjski procesi kontroliraju kako bi se osiguralo da ispunjavaju vlastite zahtjeve organizacije za QMS.
Praćenje i mjerenje
Kontrolni popisi trebaju obuhvatiti mjerenje učinkovitosti procesa i praćenje trendova za procjenu sposobnosti sustava upravljanja kvalitetom. Mjere mogu uključivati složene statističke kontrolne podatke procesa ili mogu biti jednostavne kao broj unutarnjih ili vanjskih žalbi kupaca. Kontrolni popisi trebaju omogućiti revizorima da utvrde koje su metrike na snazi i koji su trendovi otkrili od prethodne revizije. Popisi također trebaju podsjećati revizore na traženje dokaza o poduzetim mjerama za ispravljanje negativnih trendova.
Dodatna vrijednost
Kontrolni popisi za reviziju trebali bi dodati vrijednost, a ne postojati samo radi ispunjavanja zahtjeva procesa unutarnje revizije. Za revizora je važnije da slijedi revizijski trag koji se predstavlja tijekom revizije nego da slijedi kontrolni popis. Neiskusni revizori mogu izgubiti iz vida takve tragove kada se previše oslanjaju na popise za provjeru.
