Pisma su najbolji način da se osigura da su zaposlenici ili klijenti obaviješteni o promjeni pravila. Ljudi imaju tendenciju da se ignoriraju znakove i e-mailove, jer su bombarded s toliko oglasa i e-mail poruke svaki dan. Pisma, s druge strane, teže je ignorirati jer su povezana s formalnostima i važnim porukama. Pisma obavijesti su jednostavna za pisanje i vrlo učinkovita.
Ubacite memorandum tvrtke u pisač. Većina tvrtki ima pravila da službena komunikacija mora biti na zaglavlju jer pomaže prenijeti ideju dosljednosti i autoriteta.
Otvorite slovo upisivanjem datuma. Ako pismo ide pojedincu, upišite ime i adresu primatelja. Ako će pismo biti dio masovnog slanja sličnih obavijesti, nemojte upisivati ime ili upotrijebite značajku za spajanje pošte u programu za obradu teksta da biste umetnuli imena.
Pismo započnite pisanjem "Poštovani gospodine / gospođice (ime)", nakon čega slijedi dvotočka ili za općenitiju poštu "Poštovani dragi kupci" ili slično.
Započnite pismo kratkim objašnjenjem situacije. Ako pišete da biste dali loše vijesti, kao u obavijestima o zakašnjelim knjigama ili prošlom dugu, objasnite za što je račun bio i koliko je kasno. Ako pišete kako biste klijente obavijestili o promjeni pravila, objasnite problem koji je stvorio potrebu za promjenom pravila.
Objasnite obavijest jasno i jezgrovito kako primatelj neće propustiti poruku. Navedite relevantne datume kada će pravilo stupiti na snagu.
Dajte informacije o djelovanju kao što su bilo kakvi rokovi ili postupci koje primatelj pisma treba slijediti. Navedite svoje kontaktne podatke u slučaju da imaju pitanja.
Zatvorite pismo zahvaljujući zaposleniku ili klijentu za njegovu pažnju i upišite svoje ime. Prijavite se u prostor iznad imena.
Savjet
-
Čuvajte pismo i činjenice. Ako se ispričate previše, klijenti ili zaposlenici to mogu protumačiti kao znak da se mogu pobuniti s obavijesti ili promjenom pravila.
