Tekuće bilješke i računi koriste se u procesu računovodstva kako bi se pomoglo tvrtkama u praćenju prodaje. Dok se zadužnice odnose na potraživanja, računi se uglavnom bave izvršenom prodajom u kojoj se novac već promijenio. Bilo da se koristi obavijest o dugu ili faktura, važno je da se sve relevantne informacije uključe u dokument kako bi se ubuduće mogle koristiti u procesu računovodstva.
Tekuća bilješka
Obavijest o zaduživanju je obavijest poslana klijentu da je upozori na dospjeli iznos. Tvrtke mogu koristiti obavijest o zaduživanju kao prethodnicu slanja dospjelih računa u zbirke, kao upozorenje da će račun postati zastarjeli, ili da podsjeti kupca na popust za prijevremenu uplatu.
Dostavnica
Računi se koriste za bilježenje prodajnih transakcija. Na primjer, ako je posao na sajmu ili konferenciji i prodaje, kupac i poslovni subjekt dobivaju svaki primjerak računa tako da obje strane znaju što je prodano, kada i za koliko. Računi su također uključeni u prodajne stavke koje se šalju kupcima.
Razlike
Tekuća obavijest je informacija o prošloj transakciji koja ostaje neplaćena, dok u fakturi evidentirana je izvršena prodajna transakcija. Debitne note temelje se na računima potraživanja, dok se računi koriste za prodaju za koju je plaćanje već izvršeno.
Primjeri upotrebe
Ako je račun klijenta dospio, tvrtka može poslati obavijest o zaduživanju klijentu kako bi ga podsjetila na propust na računu. U bilješci treba uključiti kupljenu stavku ili stavke, datum kupnje, kupovnu cijenu, izvorni datum dospijeća plaćanja i sve financijske troškove koji su se mogli primijeniti na dugoročni račun. Primjer fakture je kada je izvršena prodaja, a kupac zahtijeva detaljan račun. Račun uključuje kupljenu stavku, prodajnu cijenu, datum prodaje i način plaćanja.
