Izvješća o obrazloženju preporučuju promjene u poslovnim politikama ili postupcima. Oni pružaju dokaze koji opravdavaju tijek djelovanja koji rješava problem ili poboljšava izvedbu, na primjer. Često predstavljaju rješenja koja rezultiraju financijskim uštedama ili dobicima. Da biste izradili učinkovito izvješće, morate pružiti uvjerljive argumente i potkrepljujuće dokaze koji podupiru izmjene koje predlažete.
Upotrijebite osnovni podsjetnik (To / From / Date / Subject) i ispunite ga. Objasnite tko treba pročitati izvješće, tko ga je napisao i što je sadržaj.
Napišite uvodni odlomak koji opisuje problem ili svrhu vašeg izvješća. Objasnite u nekoliko rečenica koje su vaše preporuke i objasnite prednosti koje će donijeti.
Napišite uvod u svoje izvješće koji detaljnije opisuje svrhu i značenje vašeg izvješća. Uključite relevantne pozadinske informacije koje će čitatelju pomoći razumjeti motive i razloge koji stoje iza vaših preporuka.
Upotrijebite glavno tijelo izvješća kako biste objasnili kako predlažete implementaciju svojih preporuka. Navedite pojedinosti o novim postupcima ili rješenjima i učincima koje će imati. Objasnite tko će biti uključen, što će učiniti, što će koštati i koliko će to trajati.
Navedite istraživanje ili metode koje ste slijedili kako biste došli do zaključaka. Uključite nedostatke i probleme koje nove procedure mogu stvoriti, kao i koristi. Budite precizni, logično organizirajte svoj materijal i budite pošteni; ovo će dodati snagu vašim argumentima.
Završite izvješće s opravdanjem kratkim sažetkom zaključaka i preporuka. Ne unosite nove informacije u ovoj fazi; umjesto toga pregledajte glavne argumente u prilog vašim preporukama. Napišite kratki završni paragraf za svoj dopis.
Savjet
-
Istaknite prednosti svojih preporuka i objasnite kako nadmašuju bilo kakve nedostatke. Neka vaše pisanje bude pozitivno. Izbjegavajte riječi poput možda, možda i možda. Osigurajte ravnotežu u izvješću raspravljajući o alternativnim rješenjima. Stavite preporuku za koju smatrate da je obećavajuća. Budite jasni o koracima za koje mislite da bi trebali biti poduzeti u vašim preporukama. Izbjegavajte općenitosti; budi precizan. Uvedite svaku preporuku s aktivnim glagolom da biste dodali snagu svojim prijedlozima.
