Profesionalci imaju koristi od snažnog razumijevanja poslovnog pisanja, osobito ako su u administrativnom položaju. Kada vas šef zamoli da nešto napišete u obliku posla, kao što je dopis, morate znati točan način da to učinite. Inače nećete imati učinak koji želite na primatelje. Ovaj scenarij možete izbjeći znajući kako napisati dopis u standardnom poslovnom formatu.
Napravite memorandum koji uključuje sve dijelove standarda, koji uključuje naslov, svrhu, raspravu i zatvaranje, savjetuje Hodu.com. Sažetak je izborni odjeljak.
Postavite naslov za svoj podsjetnik. Svi podsjetnici imat će standardni naslov koji uključuje četiri retka koji će biti označeni s "Do", "From", "Date" i "Subject".
Ispunite naslov vašeg podsjetnika. Nakon “To”, upišite kome se distribuira pismo, kao što je određena osoba, grupa ljudi ili odjel. Nakon "Od" stavite svoje ime ili ime osobe za koju pišete pismo, kao što je vaš šef. Upišite datum distribucije iza riječi "Datum". Uključite nekoliko riječi koje sumiraju svrhu podsjetnika u retku "Predmet".
Upišite kratki odlomak koji objašnjava svrhu memoranduma u nekoliko rečenica. Memorandum može biti iz informativnih razloga, kako bi objasnio problem ili zatražio određenu radnju od primatelja.
U sljedećih nekoliko odlomaka detaljno raspravite svrhu memoranduma. Nemojte davati nepotrebne informacije ili se ponavljati, nego ponudite dovoljno pojedinosti kako bi svi primatelji razumjeli razlog i važnost tog podsjetnika.
Napišite radnju, ako postoji, koju primatelji moraju uzeti u završnom odlomku. Objasnite što treba učiniti i kako to postići.
Dodajte dio sažetka na kraj svoje bilješke, ako je dulji od jedne stranice ili sadrži vrlo detaljne, složene informacije. To će vam pomoći razjasniti svrhu vašeg podsjetnika i dati primateljima referencu da se osvrnu na prethodnu verziju bez potrebe za ponovnim čitanjem čitavog podsjetnika. U odjeljak sažetak uključite sve ključne točke, kao i sve radnje koje je potrebno poduzeti.
