"SOX kontrolne aktivnosti" je pojam koji se koristi za opis dijela propisa propisanih Zakonom Sarbanes-Oxley. Sarbanes-Oxley je nastao iz računovodstvenih zlouporaba nekih velikih korporacija. Prema zakonu, korporacije moraju donijeti vanjske revizore koji nemaju računovodstvene ili druge poslovne veze s tvrtkom. Revizori sastavljaju plan kako bi interni revizori tvrtke ostali u skladu s propisima SOX-a. Ovaj plan mora odobriti glavni izvršni direktor i računovodstveno osoblje. Nepoštivanje ovih propisa može rezultirati novčanom kaznom i / ili zatvorskom kaznom za izvršno osoblje.
Objasnite upravi i ključnim zaposlenicima svrhu pisanja aktivnosti kontrole. Kontrola Aktivnosti se odvijaju na svim razinama tvrtke. One uključuju ovlaštenja, provjere, usklađenja, ocjenu uspješnosti, sigurnost imovine i razdvajanje dužnosti. Unutarnje kontrole osiguravaju da lažna aktivnost ili lažno izvješćivanje ne pronađu svoj put u financijska izvješća tvrtke.
Komunicirati odgovornosti uprave u radu s aktivnostima unutarnje kontrole. Glavni izvršni direktor je odgovoran za potvrđivanje točnosti financijskih izvješća na kraju godine pod kaznom zatvora ako izjave nisu točne. Ovo je Odjeljak 404 Zakona o SOX-u, a neki se odnose na proces revizije kao "404." Kao takav, CEO mora imati jasno razumijevanje planova i ciljeva tvrtke i biti u mogućnosti pratiti postignuća tvrtke u odnosu na navedene ciljeve.
Uspostaviti jasne smjernice za obradu informacija. Jedna od uobičajenih problema u vođenju točnih financijskih evidencija je evidentiranje podataka. Primjerice, podaci o troškovima zaposlenika s računima rashoda dostavljaju se na papiru, a prenose se na računalo. Ukupni iznosi iz podnesaka moraju odgovarati ukupnim iznosima unesenim u bazu podataka tvrtke. Revizija će usporediti pojedinačne transakcije kako bi se otkrile nedosljednosti ili pogreške. Uspostaviti politiku koja će osigurati točnost u prijenosu tih podataka iz jednog izvora u drugi.
Razmislite o imovini koju vaša tvrtka ima i koja je najranjivija na gubitak. Novac, inventar, vozila ili strojevi se lako ukradu i prebace nekom drugom. Napišite jasna pravila u upravljanju novcem za blagajnike i druge zaposlenike koji imaju pristup gotovini. Za gotovinu pri ruci, uzmite dnevno brojanje na početku dana kako biste provjerili ukupne ukupne iznose iz prethodne noći. Noću provodite drugi račun kako biste provjerili ukupne ukupne dnevne količine i osigurali okvir za provjeru ukupne dnevne prodaje.
Provodite mjesečni broj zaliha, ili u slučaju većih trgovina ili poduzeća tromjesečno, i provedite sigurnosne mjere kako bi spriječili zaposlenike i klijente da izađu s inventarom ili imovinom.
Podijelite dužnosti. Uključite uporabu uređaja za unutarnju kontrolu poznate kao "razdvajanje dužnosti" u opisu. Uvjerite se da postoji razdvajanje između osobe koja naručuje inventar i onoga tko ga broji. Također uspostavite razdvajanje između osobe koja piše čekove i osobe koja potpisuje čekove. Postojanje velikog broja ljudi uključenih u taj proces smanjuje mogućnost da pojedinac krade.
Razlikovati razinu ovlasti svakog člana organizacije tvrtke. Navedite autoritet svakog zaposlenika i službenika tvrtke. Samo rukovoditelji na izvršnoj razini trebali bi imati ovlasti za angažiranje resursa tvrtke i rukovanje tim vrstama transakcija. Komunicirajte te razine zaposlenicima i upravi. Na primjer, neka netko u upravi - a ne drugi zaposlenik - provjeri izvješće o putnim troškovima. Nalog za inventar treba popuniti osoba na rukovodećoj razini, gdje će zaposlenik popisati inventar.
Zahtijevati čuvanje i pohranjivanje pisanih zapisa, potvrda i računa koji će se koristiti za provjeru onih koji su uneseni u računalo. U pisanju treba naglasiti važnost izvorne dokumentacije kao prioritet. Revizija će morati koristiti ove zapise za usporedbu ukupnih iznosa. Ako ne postoji provjera troškova ili transakcija iz izvornog dokumenta, provjerite iznose tako da kontaktirate dobavljače da su ti dokumenti izvorno došli.
Ispišite kopiju ovih pravila internih kontrola koje će uprava i zaposlenici pročitati. Politike i direktive i sva dokumentacija moraju se upravljati i održavati. Vanjski revizori koji izvode SOX reviziju koristit će te dokumente kako bi preporučili promjene u strožijim metodama unutarnje kontrole.
