Zapis izvješća o prijenosnoj stranici funkcionira poput popratnog pisma. Razmislite o tome kao o osobnom glasu čitatelju. Napišite ono što biste rekli primatelju ako mu osobno predajete izvješće, ali prvo prikupite svoje misli.
Prije pisanja, važno je odrediti što želite reći. Prepoznajte svoju publiku i procijenite njihove specifične potrebe i želje. Razmotrite ove točke prilikom izrade memoranduma o prijenosu i ostatka izvješća ili prijedloga.
Obratite se memorandumu prijenosa jednostavnim oblikovanjem podsjetnika. Ako vaša organizacija ima predložak memoranduma, upotrijebite ga. Ako ne koristite ovu postavku kao početnu točku:
MEMORANDUM
Za: Ime i naslov Primatelja Od: Vaše ime i naslov Datum: Datum kada uključite izvješće Predmet: Ime izvješća
Napišite uvodnu izjavu. "Evo izvješća koje ste zatražili u vezi …". Ne mora biti dugačak. Nekoliko jednostavnih rečenica će obaviti posao. Koristite format poslovnog bloka za ovaj stavak i ostatak bilješke. Postavite tvrdi povratak ili prazan prostor između svakog odlomaka, ali nemojte stavljati karticu ili uvlačenje prije pokretanja novog odjeljka.
Napišite uvodni odlomak. Opišite opseg izvješća, što će točno obuhvatiti i kako ste prikupili svoje podatke.
Napišite tijelo bilješke. Objasnite koliko će izvješće biti korisno za čitatelja. Predstavite svoje glavne zaključke i istaknite zanimljive nalaze ili poglavlja od posebnog interesa za vašu publiku. Sve informacije koje će izvješće učiniti korisnijim ili pristupačni čitatelju mogu se uključiti u ovaj odjeljak. Vi svibanj čak i želite dati prijedloge za daljnja istraživanja.
Sastavite završni stavak. Napišite kratku zahvalnicu svom čitatelju i priznajte veliku pomoć koju ste dobili od suradnika. Također, ponudite da razjasnite bilo koje pitanje ili da nastavite raditi ako je potrebno.
Provjerite ispravnost pravopisa i gramatičke pogreške.
Neka vam kolega u povjerenju potvrdi svoj rad. Njezine svježe oči će se zaustaviti na zbunjujućem govoru i pogreškama pri upisu.
Napravite sve potrebne izmjene i uključite prijedloge lektora.
Umetnite ispunjeni dopis o prijenosu u ostatak izvješća. Stavite ga neposredno ispred sadržaja i nakon naslovne stranice izvješća.
Savjet
-
Napi of ofite podsjetnik o prijenosu i druge dijelove izvješæa posljednji put, buduæi da se oni odnose na ostatak dokumenta.
Upozorenje
Podsjetnici o prijenosu koriste se samo za interne dokumente. Ako je vaše izvješće namijenjeno vanjskoj publici, kao što je potencijalni klijent, napišite pismo s prijenosom. Informacije će biti iste, ali će se koristiti za formuliranje poslovnog pisma za adresiranje vašeg dokumenta.
