Tekst proizveden u uredu je dolazio samo iz opreznog rukopisa ili brzog tipkanja. To je zahtijevalo mnogo pažnje u izradi dokumenta i mnogo vremena kada su potrebne ispravke. Danas se poslovni tekst lako mijenja i brzo proizvodi zbog softvera za obradu teksta i računala, koji su zajednički radni alati.
Opis
Dokument za obradu teksta je bilo koji tekstualni dokument koji izgleda jednako bez obzira je li prikazan na zaslonu računala ili ispisan u tiskanom obliku. Budući da te rukopise stvarate pomoću računalnog softvera, možete brzo unijeti tekst i interaktivno promijeniti opći izgled ili izgled riječi.
Softver
Najčešći softver za obradu teksta je Word, koji je dio većeg paketa Microsoft Office. Njegov glavni nedostatak je visoka cijena, iako postoje i drugi komercijalni konkurenti kao što je Corel WordPerfect. Ostale besplatne alternative uključuju Googleove dokumente utemeljene na Internetu i program otvorenog koda OpenOffice Writer, koji oba mogu otvoriti i manipulirati Word datotekama. Imajte na umu da među mnogim podržanim ekstenzijama, Word obično koristi doc i docx.
Stilovi
Dokumenti za obradu teksta općenito koriste stilove koji potiču dosljednost među različitim elementima dugog rukopisa. Na primjer, možete definirati stil zaglavlja koji će se pojaviti s određenim fontom, bojom i veličinom. Ovaj stil možete primijeniti na sve naslove dokumenta. Ako odlučite promijeniti izgled zaglavlja, na primjer povećanjem veličine fonta, ne morate pojedinačno mijenjati svaki naslov. Umjesto toga podesite stil zaglavlja i automatski se mijenja i sav tekst na koji se primjenjuje stil.
Reference
Reference mijenjaju tekst automatski, ovisno o okolnostima. Na primjer, možete generirati tablicu sadržaja i indeksirati brojeve stranica. Ako promijenite broj stranica, ne morate pojedinačno podešavati reference stranice. Umjesto toga, ti se brojevi automatski podešavaju prilikom ispisa dokumenta.
Prenosivost
Dokument za obradu teksta može lako razmjenjivati informacije s drugim vrstama softvera. Na primjer, umjesto da se trudno iscrtava grafikon proračuna svaki put kad se promijeni postotak, možete uvesti grafikon iz programa za proračunske tablice. Tako mijenjanjem broja u proračunskoj tablici automatski prilagođavate grafikon u dokumentu. Isto tako, ako rukopis sadrži informacije kao što su imena i adrese koje želite koristiti u odvojenom programu, te podatke možete jednostavno izvesti za daljnju obradu.
