Popratno pismo je jedan od najvažnijih dijelova svakog prijedloga, jer je to vaša prilika da napravite dobar prvi dojam na svog potencijalnog poslodavca ili klijenta. Taj prvi dojam uvelike će utjecati na vaše šanse za prihvaćanje, pa je važno stvoriti čisto, kompetentno popratno pismo koje je profesionalno i primjetno. Standardno propratno pismo je jedna stranica s tri paragrafa.
Upišite svoje ime i kontaktne podatke (uključujući adresu, telefonski broj, adresu e-pošte i poslodavca) u zaglavlje.
Pišite pravoj osobi. Izbjegavajte bavljenje s pismom "kome se može baviti", jer to pokazuje nedostatak profesionalizma i sposobnosti za istraživanje.Otkrijte tko čita prijedloge tako što ćete napraviti neka istraživanja na web-mjestu organizacije ili pozvati organizaciju da ih pita.
Uzmite pozornost čitatelja u prvom odlomku. Želite stvoriti trenutačnu vezu s čitateljem i učiniti ih dovoljno znatiželjnima da nastave čitati ostatak popratnog pisma. Pokušajte koristiti citat, statistiku ili pitanje koje se odnosi na vaš prijedlog. Odatle možete izravno navesti svrhu svog prijedloga. Vaš uvodni paragraf trebao bi uključivati i informacije o tome kako ste naučili o tvrtki ili organizaciji i neke kratke informacije o sebi.
Objasnite svoje vjerodajnice i pozadinu u drugom stavku. Pokažite da ste odvojili vrijeme za istraživanje organizacije objašnjavajući kako će vaše vjerodajnice i iskustvo imati koristi za tvrtku. Koristite određene primjere. Ako, primjerice, podnesete prijedlog zadruzi za proizvodnju mlijeka, objasnite kako vaše iskustvo mliječnih krava tijekom 17 godina i vaše iskustvo kao voditelja lokalne banke mogu učiniti vrijednom imovinom navedenoj mljekarskoj zadruzi.
Navedite svoj interes za suradnju s organizacijom u trećem stavku. Objasnite da ćete ili slijediti prijedlog pozivom na organizaciju ili zatražiti od čitatelja da odgovori tako što će vas kontaktirati kako biste zakazali razgovor. Ponudite dodatne informacije ako organizacija to zatraži.
Zatvorite pismo. Naznačite da ste priložili svoj prijedlog s popratnim pismom. Zahvalite organizaciji na njezinom vremenu i razmatranju. Uključite svoj potpis na dnu pisma.
Savjet
-
Neka bude jednostavno. Želite da vaš prijedlog bude lak za čitanje i profesionalan. Pišite na jasan i kratak način i uključite samo informacije koje organizacija treba znati.
Standardno propratno pismo je obično tri paragrafa dužine, ali ne morate uvijek držati ovu formulu. Ako smatrate da bi vaš prijedlog bio bolje objašnjen u četiri ili pet odlomaka, a trebate više od jedne stranice, onda je to prihvatljivo. Međutim, izbjegavajte predug prijedlog; vjerojatnije je da će se prijedlozi koji su predugi pročitati.
