Tvrtke upravljaju svojim financijama koristeći jedan od dva računovodstvena sustava: obračunsko računovodstvo ili gotovinsko računovodstvo. Glavna razlika leži u tome kada "knjižite" svoje prihode i troškove - to jest, kada vaše poslovanje izvješćuje o svojoj bilanci, i o svojim porezima, da je primio novac ili potrošio novac. Svaki sustav ima svoje prednosti i slabosti.
Računovodstvo gotovine
Računovodstvo gotovine, odnosno gotovinska osnova, najjednostavniji je način obračuna. To je slično načinu na koji tipično kućanstvo upravlja svojom čekovnom knjižicom. U gotovinskom računovodstvu prihvaćate prihode samo kada zapravo primate novac, bez obzira na to kada ste dali robu i usluge koje su proizvele prihod. Isto tako, vi knjižite svoje troškove kada stvarno platite za robu i usluge, bez obzira na to kada ste naručili ili primili ono za što plaćate.
Računovodstvo razgraničenja
U obračunskom računovodstvu, ili na obračunskoj osnovi, knjižite prihode čim sklopite posao koji će donijeti prihod, bez obzira na to kada očekujete taj novac da dođe. I knjižite troškove čim preuzmete obvezu plaćanja za nešto, bez obzira na to kada ga zapravo primite.
U akciji
Recimo da posjedujete restoran, i trebate 100 funti rajčice. Pozovete dobavljača proizvoda i naručite 100 funti na 1 dolar po funti. Ako koristite obračunski način obračunavanja, knjižit ćete trošak od 100 USD čim preuzmete obvezu - dan naručivanja rajčice ili dan isporuke, ovisno o dogovoru s dobavljačem, Ako ste na gotovinskoj osnovi, ne knjižite trošak sve dok račun ne dođe i ne platite 100 dolara.
Što se tiče prihoda, kažu da netko zove i želi rezervirati sobu za bankete vašeg restorana u sljedeći petak, što košta 500 dolara. Na obračunskoj osnovi, odmah biste zaradili 500 USD kao prihod. Na gotovinskoj osnovi, morat ćete pričekati dok kupac zapravo ne napusti novac za rezervaciju.
Za i protiv
Računovodstvo na obračunskoj osnovi daje bolji osjećaj tempu vašeg poslovanja - što pravna i poslovna savjetodavna internetska stranica naziva "oseka i protok poslovnih prihoda i dugova". Ako radite stabilno, ili se vaše poslovanje širi ili smanjuje, to će se pojaviti u ritmu rezerviranih prihoda i rashoda. Međutim, obračunsko računovodstvo može sakriti probleme u novčanom tijeku, jer će bilanca prikazivati prihode koji još nisu stigli. Uz gotovinsko računovodstvo, uvijek znate koliko novca imate u bilo kojem trenutku. Ali to vam može dati iskrivljen pogled na stanje vašeg poslovanja, jer "uspješan" mjesec nije nužno onaj u kojem obavljate mnogo posla koji generira prihode, već onaj u kojem ćete biti plaćeni za već obavljen posao, Računovodstvo gotovine također može prikriti neplaćene dugove.
