Tehnologija je revolucionirala uredske izlazne procese, pretvarajući fotokopirne uređaje u gigantske mrežne pisače. Kao što svaka pogodnost nudi mogućnost zlouporabe, tako i visokokvalitetna proizvodnja kopirnih uređaja može olakšati zloporabu intelektualnog vlasništva. Kada uzmete u obzir što ti strojevi mogu ponuditi vašoj školi ili poslu, njihovi pozitivni rezultati mogu nadmašiti njihove nedostatke, ali bi negativi trebali potaknuti vas da pažljivo isplanirate njihovu primjenu i uporabu.
Reprodukcija dokumenta
Osim za višenamjenske pisače male količine, fotokopirni uređaji se oslanjaju na toner sličan potrošnom materijalu koji kupujete za laserski pisač. Što više trošite na opremu, to je bolja razlučivost, sve do opreme koja proizvodi izlaz koji se gotovo ne razlikuje od izvornih dokumenata. U boji ili jednobojno - samo crno - ovi uređaji mogu ispumpati velike količine kopija u kratkom roku. Lakoća i vjernost kojom reproduciraju izvorni materijal mogu potaknuti zabrinutost zbog informacijske sigurnosti, krađe podataka, kršenja autorskih prava i krivotvorenja. U poslovnom okruženju, medicinskom ili pravnom uredu, ili bilo kojem scenariju koji uključuje vlasničke ili povjerljive podatke, fotokopirni uređaji mogu predstavljati prijetnju kontroli informacija reguliranih zakonom ili običajima.
Funkcionalna praktičnost
Rani kopirni uređaji nisu imali automatske ulagače dokumenata i nisu mogli uspoređivati radove s više kopija. Suvremena oprema pretvara akt dupliciranja dokumenta u slučajni čin. Umrežen s kućnim ili uredskim računalima, jedan od tih uređaja može zamijeniti više stolnih pisača tehnologijom koja automatski proizvodi obostrane kopije, sjedinjuje i spaja višestruke dokumente, pohranjuje često ponovno ispisane obrasce za trenutačnu kopiju, faksove s radne površine ili kopirnog stakla te e-poštu njegov izlaz. Ta pogodnost može ubrzati i pojednostaviti uredsko poslovanje, ali složenost kontrola kopirnih uređaja može potaknuti korisnike da odaberu pogrešne opcije, troše papir i potrošni materijal na vanjski izlaz.
Operativni troškovi
Budući da većina fotokopirnih strojeva radi kao laserski pisači, oni spajaju praškastu smjesu plastike i bojila na površinu listova papira. Taj se proces fuzije oslanja na toplinu, što potiče apetit za električnom energijom, što povećava troškove komunalnih usluga. Kopirke također zahtijevaju potrošni materijal, uključujući toner koji može koštati više od odgovarajućeg potrošnog materijala za laserske pisače. Ovi visokoučinkoviti spremnici mogu trajati dulje od usporedivih pomagala za stolna pisača, ali ta izvedba nosi višu cijenu. Pogotovo u radu s velikim količinama, fotokopirni uređaji također mogu zahtijevati periodično servisiranje kako bi održali izlazne performanse. Ugovor o uslugama može pokrivati i zalihe i održavanje, ali dodaje još jedan fiksni trošak vašem dnu.
Zadržavanje podataka
Fotokopirni uređaj koji pohranjuje informacije o dokumentu za trenutačno pozivanje i izlaz, te faksiranje i slanje e-pošte o tome što kopirate, koristi interni tvrdi disk za zadržavanje skeniranja stranica za kratkoročno ili dugoročno dohvaćanje. To spremanje podataka pogoduje praktičnim poslovnim funkcijama, ali osjetljive informacije može izložiti riziku od slučajne ili namjerne zlouporabe. Poput bilo kojeg tvrdog diska, mehanizam za pohranu u fotokopirnom stroju može dati tajne dugo nakon što izbrišete podatke i dokumente iz njega, a zahtijeva istu vrstu sigurnosnih odredbi koje primjenjujete na tvrde diskove računala kada prodajete ili stavljate sustav van pogona.
