Arhiviranje dokumenata je pohrana dokumentacije koja više nije u aktivnoj upotrebi, ali organizacije trebaju zadržati ovu dokumentaciju kao vrstu povijesnog zapisa. Tipično, organizacije i tvrtke arhiviraju dokumente, ali pojedinci također mogu arhivirati dokumentaciju iz različitih razloga. Niz razmatranja i metoda povezuje se s arhiviranjem dokumenata. U nekim slučajevima, organizacija će imati skup dobro definiranih politika za upravljanje dokumentacijom, unutar kojih organizacija opisuje postupak arhiviranja. Organizacije mogu relativno lako arhivirati različite vrste medija, uključujući elektronske.
Svrha
Organizacije arhiviraju dokumente iz različitih razloga, u većini slučajeva koji se odnose na ukupnu svrhu ili ulogu organizacije. Organizacije često arhiviraju dokumentaciju jer je od kulturnog ili povijesnog značaja. Alternativno, poduzeće može imati pravni ili financijski razlog za čuvanje pouzdane evidencije o prošloj dokumentaciji, za koju je arhiviranje najučinkovitija metoda upravljanja.
Razmatranja
Svaka organizacija koja ima potrebu za arhiviranjem dokumenata mora pažljivo razmotriti svoje postupke. Odluka o tome koja se dokumentacija treba arhivirati, kako u pogledu prošlih tako i tekućih operacija, naravno je primarna. Za tekuću dokumentaciju koju organizacija proizvodi, organizacija može doći do neke vrste rasporeda za arhiviranje. Metode arhiviranja također se razlikuju, a napredak računalne tehnologije uveo je mnoštvo novih alata koji nude učinkovita i troškovno učinkovita rješenja u mnogim slučajevima.
alat
Od 2011. godine povećao se broj softverskih alata za arhiviranje dokumenata, što organizacijama daje više mogućnosti za arhiviranje uz manji trošak. Organizacije mogu koristiti arhiviranje softvera kao alat, ne samo za dokumente koje pohranjuju u elektroničkom obliku, nego i za papirnu dokumentaciju i druge medije. Organizacije mogu skenirati ili konvertirati ne-digitalne stavke za pohranu u elektroničkom obliku, smanjujući količinu fizičkog prostora potrebnog za učinkovito vođenje evidencije.
rizici
Rizici su svojstveni svakom sustavu za arhiviranje dokumenata, a organizacije ih moraju uzeti u obzir prilikom kreiranja pravila o arhiviranju organizacije. Pogodnost pohranjivanja dokumentacije u elektroničkom obliku vrijedi samo ako su arhivi sigurni. Organizacije stoga moraju upotrebljavati odgovarajuće zaštitne mjere kako bi zaštitile stabilnost i sigurnost arhive, koja se na različite načine bavi arhiviranjem alata i usluga.
Prednosti
Prednosti postojanja učinkovitog sustava arhiviranja dokumenata povećane su s pojavom tehnoloških rješenja. Elektronski zapisi zauzimaju manje fizičkog prostora i, u nekim slučajevima, čak ne smiju boraviti u glavnim prostorijama tvrtke ili organizacije. Na primjer, neke organizacije mogu koristiti vanjsku uslugu upravljanja dokumentima. Još jedna prednost korištenja elektroničkih zapisa je da organizacije mogu lako i brzo učiniti arhivirane sadržaje dostupnima kada je to potrebno, često u elektroničkom formatu koji je moguće pretraživati.
