Pojedinci i tvrtke imaju različite izbore kada je u pitanju oprema za arhiviranje. Neke opcije nude visoku razinu sigurnosti, dok druge mogu prihvatiti veliku gustoću datoteka. Količina prostora koju imate, osjetljivost datoteka i vaše želje za fizičkim ili elektroničkim zapisima utječu na vaš izbor opreme za arhiviranje.
Oprema za fizičko arhiviranje
Ormarići za arhiviranje
ormar za kartoteku je glavna stvar u uredu. Standardne su četiri ladice koje omogućuju da se datoteke pohranjuju bočno. Prema Smeadu, tvrtki za upravljanje dokumentima, ormarići za arhiviranje su korisni ako trebate voditi evidenciju sigurnu. Budući da se ovi ormari mogu zaključati, tvrtka može ograničite pristup osjetljivim datotekama dok još uvijek dopuštaju zaposlenicima i posjetiteljima da uđu u sobu.
Od svih mogućnosti fizičke opreme za arhiviranje, ormari su obično Najskuplja i imaju najviše ograničen kapacitet, Smead primjećuje da ormar za arhiviranje s četiri ladice, koji zauzima područje podnošenja od 6 metara, može sadržavati oko 8.448 mapa.
Otvorite police
Alternativa arhivskim ormarima je otvoreni regali. Jedinice su slične otvorenim policama za knjige i posebno su dizajnirane za visinu i širinu mape. Dizajn omogućuje korisnicima jednostavan pristup datotekama i može biti bilo stacionaran ili biti mobilni ako su valjci pričvršćeni na dno.
Otvoreni regali štede prostor i novac. Smead primjećuje da oprema za arhiviranje polica tipično jest tri puta jeftiniji od ormara za arhiviranje. U usporedbi s ormarićem s četiri ladice, sedam-polazni otvoreni sustav polica ima 80 posto više kapaciteta, Pokretne police mogu biti postavljene u većoj gustoći i nude 405 posto više kapaciteta od ormara.
Savjet
-
Osim opreme za arhiviranje, također ćete trebati pribor poput mapa datoteka, naljepnica i završnih kartica kako bi fizički sustav funkcionirao ispravno.
Oprema za digitalno arhiviranje
Vanjski uređaji
To je zgodno koristiti za pohranjivanje datoteka pomoću unutarnjeg tvrdog diska računala, ali možete izgubiti podatke ako je tvrdi disk oštećen ili fizički oštećen. Da bi se taj rizik smanjio, korisnici će možda htjeti izraditi sigurnosnu kopiju podataka na vanjskom uređaju. PC World preporučuje izradu sigurnosnih kopija kritičnih datoteka na Vanjski tvrdi disk i pomoću a palac voziti za prijenos datoteka po potrebi.
Savjet
-
Korisnici također mogu izraditi sigurnosnu kopiju podataka na usluzi temeljenoj na oblaku, kao što su Google Drive ili Dropbox, što ne zahtijeva dodatnu opremu.
Poslužitelji
Tvrtke koje žele imati više stranaka za pristup istim podacima možda žele ulagati u poslužitelj. Poslužitelji djeluju kao središnje spremište za datoteke mnogih korisnika. PC World primjećuje da tvrtke mogu ugostiti višekorisničke aplikacije - poput baza podataka i sustava za planiranje resursa poduzeća - na poslužitelju. To olakšava velikom broju pojedinaca imati pristup istim datotekama. Podaci o poslužitelju mogu se pohraniti na vanjski uređaj ili oblak radi dodatne sigurnosti.
Fizički poslužitelji izgledaju kao high-end PC. Alternativno, tvrtke mogu odabrati a usluga hostinga u oblaku - Amazon Web Services, Windows Azure i Rackspace Cloud Services su sve opcije - koje ne zahtijevaju fizički poslužitelj.
