Račun je dokument koji dobavljač šalje kupcu zajedno s pošiljkom robe. Izlaže stavke uključene u isporuku i iznos koji se duguje za njih. Izjava je ažurno izvješće o tome što klijent još uvijek duguje dobavljaču na računu.
Razlike u namjeri
Osnovna svrha fakture je zamoliti kupca za plaćanje. Račun također obavještava kupca o cijeni svake stavke koja se nalazi u narudžbenici. Komunikacija dobavljača o tome zašto kupac duguje određeni iznos. Primarna svrha izjave je primorati kupca na plaćanje na račun. Iako izjava uključuje najnovije optužbe, ona također obavještava kupca o iznosima koji su još uvijek dugovani pri prethodnim kupnjama.
Elementi dostavnice
Tipična faktura uključuje brojne elemente koji se odnose na određenu narudžbu. Na vrhu računa nalazi se zaglavlje s naslovom računa, kontaktne informacije prodavatelja i ime i broj klijenta. Također ima broj računa za praćenje. Datum kupnje, naziv proizvoda, broj proizvoda, narudžba količine i jedinični trošak navedeni su za svaku naručenu robu. Podzbroj za sve kupljene stavke, iznos poreza na promet i konačni iznos obično se prikazuju na dnu fakture. Također ima podatke o uvjetima plaćanja i adresi za plaćanje.
Elementi izjave
Izjava obično nije tako zamršena ili detaljna kao faktura. Prikazuje datum svake transakcije zabilježene tijekom obračunskog razdoblja. Neke tvrtke uključuju samo neplaćene iznose na izvještaje, dok druge pokazuju sve transakcije u određenom razdoblju. Broj računa i ukupan iznos fakture iz svake fakture su navedeni u izjavi. Ove informacije omogućuju kupcu usklađivanje plaćenih i neplaćenih računa na računu s računima i potvrdama. Izjava također uključuje uvjete plaćanja i podatke o doznaci.
Datumi i plaćanja
Račun obično uključuje datum obrade ili isporuke narudžbe, kao i datum dospijeća za plaćanje. Izjava ima "datum izjave", koji je dan kada je izjava finalizirana i poslana kupcu. Najbolje je da kupci rutinski plaćaju dugovanja po dolasku računa, umjesto da čekaju izjave, savjetuje računovođa Harold Averkamp. Izjave se ponekad izdaju prije obrade plaćanja. Dakle, dosljednim plaćanjem faktura izbjegavate konfuziju o tome je li saldo plaćen kada stigne izjava.
