Izvješće o situaciji je upravo ono što naziv implicira: izvješće o situaciji koja sadrži provjerene, činjenične informacije koje daju jasnu sliku o tome tko, što, gdje, kada, zašto i kako je došlo do incidenta ili situacije. Mnoge organizacije koriste izvješća o situaciji kako bi nadređenima pružile informacije i informacije koje su im potrebne za donošenje ispravnih i odgovarajućih odluka. Organizacije za upravljanje u hitnim slučajevima, vladine agencije, oružane službe, tvrtke, agencije za provedbu zakona, humanitarne nevladine organizacije i diplomati svi se oslanjaju na izvješća o situaciji.
Promatrajte situaciju što je moguće jasnije. Ako je događaj bio prirodna katastrofa, pogledajte područje katastrofe i zabilježite utjecaj na zemlju, infrastrukturu i stanovništvo. Izvješće o situaciji mora pružiti sve relevantne činjenice osobama koje će svoje odluke temeljiti na tim činjenicama. Pažljivo promatrajte. Pretpostavke i mišljenje ne spadaju u situacijsko izvješće.
Razgovarajte sa svim uključenim osobama od kojih trebate informacije. Svaka organizacija koja zahtijeva ili daje izvješća o situaciji vjerojatno će navesti osoblje koje treba kontaktirati i ispitati. Uzmite dobre bilješke tijekom svakog razgovora jer ćete te podatke uključiti u izvješće.
Prikupite i prikupite podatke. Cilj je dati najsveobuhvatniju sliku mogućeg događaja i rezultata tog događaja. Zabilježite pojedinosti o svakom aspektu situacije: što se dogodilo, kome, pojedinosti o vremenu, datumu i mjestu, utjecaju na infrastrukturu i kako lokalno stanovništvo reagira. Mnoge organizacije imaju standardni format za izvješće o situaciji koje zahtijeva određene vrste informacija. Ako takav format postoji, koristite ga. To će skupljanje podataka učiniti bržim i preciznijim.
Sastavite izvješće u logičkom redoslijedu. Uključite sve relevantne informacije. Koristite jasan i koncizan rječnik kako biste opisali događaje, izbjegavajući pridjeve i priloge. Redovita izvješća o napretku vjerojatno će pratiti izvješće o početnoj situaciji, stoga trebate samo opisati što se trenutno događa, a ne ono što bi se moglo dogoditi u bliskoj budućnosti.
Na početku izvješća uključite ključna poglavlja ili poglavlje sažetka, ali tek nakon što su svi podaci prikupljeni i stavljeni u logički poredak. Koristite činjenice i brojke, izbjegavajući pretpostavke. Odjeljak sažetak ili naglasak treba prenijeti najvažnije informacije za zaposlene nadređene da prvo pročitaju.
Savjet
-
Imajte na umu čitatelje izvješća i što trebaju znati o situaciji.
