Bilo koji posao koji prodaje proizvod ima inventar. Proizvodi moraju biti precizno određeni kako bi maksimizirali dobit i bili konkurentni protiv tržišnih rivala. Da bi se to postiglo, moraju se znati vrijednost proizvoda i troškovi za njihovu proizvodnju. Evo pregleda dvije metode za bilježenje i praćenje ove vitalne informacije - trajni i periodični sustavi inventara.
Definiran oglasni prostor
Većina misli o zalihama kao o ponudi stavki koje se nude na prodaju. Iako je to istina, inventar je i naziv za različite račune u kojima računovođa ili knjigovođa bilježe te podatke. Trgovac koji kupuje gotove proizvode i prodaje ih, može imati relativno jednostavan sustav inventarizacije; proizvođači će imati mnogo više računa za praćenje vrijednosti u tijeku i vrijednosti sirovina korištenih u proizvodnom procesu.
Trajni sustav inventara
S trajnim sustavom inventara, sve transakcije se evidentiraju na računu inventara kako se događaju. Stanje računa u svakom trenutku odražava inventar pri ruci. Fizičko kašnjenje u evidentiranju transakcija je sve što razdvaja ravnotežu na računu od stvarnog vremena. Uz tehnološka rješenja kao što su skeneri na prodajnom mjestu, ovo kašnjenje može biti vrlo malo. Budući da se broj zaliha i vrijednosti stalno održavaju, nije potrebno fizičko brojanje inventara s trajnim sustavom.
Periodični sustav inventara
Periodni sustav koristi više računa za bilježenje prodaje, kupnju novih proizvoda i povrat kupaca, između ostalog. Ti se računi vode do kraja razdoblja inventara - koji bi mogli biti mjesečni, tromjesečni ili bilo koji drugi vremenski okvir koji je odredila tvrtka - a zatim uskladiti s računom inventara. Tada se transakcijski računi nuliraju u pripremi za sljedeće razdoblje inventure. Periodični sustav inventara također zahtijeva fizički broj zaliha na kraju razdoblja. Potrebno je izvršiti sva potrebna usklađenja računa zaliha, a razdoblje je dovršeno.
Regulatorni nadzor
Zalihe su imovina, baš kao i novac i nekretnine. Kao i druga imovina, inventar može manipulirati beskrupulozni menadžeri. Zakon Sarbanes-Oxley iz 2002., usvojen kao odgovor na tadašnje javne računovodstvene skandale, kodificirao je zahtjev da informacije koje tvrtka izdaje budu točne u svim materijalnim aspektima. Tvrtke moraju potvrditi da su uspostavljene unutarnje kontrole adekvatne i da rade, te da su sva financijska izvješća točna. Predviđene su kazne za nepoštivanje. Zakon je u velikoj mjeri vratio povjerenje u točnost informacija dostupnih potencijalnim investitorima.
Kako odabrati
Glavni čimbenik u odlučivanju o tome hoće li se koristiti periodični ili trajni sustav je sposobnost tvrtke da bilježi podatke o prodaji kako se događa. Tehnologija to čini vjerojatnijom nego ikada prije, tako da će se mnoge tvrtke odlučiti za trajni sustav. Tvrtka koja iz bilo kojeg razloga nije sposobna za to može se odlučiti za periodični sustav. U oba slučaja, pravila koja uređuju računovodstvo inventara podliježu važećim zakonima i standardima računovodstvene industrije, koji su u Sjedinjenim Američkim Državama poznati kao Općeprihvaćena računovodstvena načela (GAAP).
