Trajni sustav inventara je skup računovodstvenih procesa koji tvrtki pomažu u izvješćivanju o financijskim podacima o inventaru. Mnoge tvrtke koriste ovaj sustav - osobito one koje koriste sustav obračuna troškova posla ili prodaju mnogo različitih vrsta zaliha. Tvrtke moraju uravnotežiti prednosti i nedostatke trajnog sustava prije njegove primjene.
Točno izvješćivanje
Tvrtke često imaju točnije financijsko izvješćivanje s trajnim sustavom inventara. Računovođe ažuriraju glavnu knjigu nakon svake transakcije s inventarom. To rezultira računom glavne knjige koji usko odražava stvarni fizički inventar pri ruci. Vlasnici i upravitelji mogu donositi kvalitetne odluke na temelju točnosti izvještavanja o vrijednosti zaliha. Mnogi tipovi inventara također imaju koristi od ove metode, budući da računovođe točno prate svaku od njih kroz glavnu knjigu.
Elektroničko upravljanje
Sustavi trajnog inventara često koriste elektroničke metode za bilježenje transakcija. Primjer je barkod sustav koji trgovac odjećom koristi prilikom prodaje robe. Svako skeniranje bilježi podatke koji ažuriraju vrijednost inventara tvrtke. Računovođe koriste te informacije kako bi uravnotežile glavnu knjigu. Tvrtke također koriste podatke za naručivanje robe koristeći sustav pravednog vremena. Elektroničko naručivanje pomaže u sprječavanju gubitaka i gubitka prodaje.
cijena
Mnogi sustavi trajnog inventara su skupi. Cijena ovih sustava je dvostruka. Tehnologija potrebna za rad sustava može biti glavni kapitalni trošak. Ažuriranje sustava za nove promjene u tehnologiji također je skupo. Osposobljavanje zaposlenika za ispravno korištenje sustava još je jedan trošak. S administrativne strane, tvrtke moraju pronaći računovođe koji mogu raditi na sustavu i upravljati čestim promjenama glavne knjige.
Postupak
Trajni sustavi inventara često zahtijevaju mnogo vremena. Elektroničko ažuriranje glavne knjige tvrtke može rezultirati potrebom za usklađivanjem računa. Računovođe će često provoditi obilne sate svaki tjedan ili mjesec kako bi pomirili inventar. Stalne pogreške također mogu uzrokovati daljnje komplikacije. Računovođe moraju ispraviti pogreške i uravnotežiti račun inventara prije zatvaranja knjiga tvrtke. Izvještavanje o netočnim podacima o zalihama može potaknuti reviziju, što rezultira potencijalnim problemima za tvrtku.
