Ni jedan savezni zakon ne zahtijeva od poslodavaca iz privatnog sektora da dopuste trenutnim ili bivšim zaposlenicima pristup njihovim dosjeima osoblja. Tipično, kadrovski dosjei zaposlenika u privatnom sektoru smatraju se vlasništvom poslodavca, a neke tvrtke koriste to objašnjenje kako bi ograničile pristup dosjeima zaposlenika. Federalni i državni službenici - radnici u javnom sektoru - mogu dobiti pristup svojim službenim evidencijama o osoblju.
Datoteke osoblja
Zapisnici o zapošljavanju - koji se ponekad nazivaju i dosjeima zaposlenika - sadrže dokumente kao što je početni zahtjev zaposlenika za zapošljavanje, informacije o kontaktima u hitnim slučajevima, obrasci za ispunjavanje uvjeta za zapošljavanje, ocjenjivanje rada, evidencije o disciplinskom postupku i evidenciji o prisustvu te napomene nadzornika i upravitelja o učinku, obuci i radnim mjerama, Primjeri akcija zapošljavanja su promocije i ukidanja. U nekim slučajevima, Odjel za ljudske resurse održava službeni dosje o zaposlenju, a nadzornik ili voditelj zaposlenika vodi spis odjela. Iako bi obje datoteke trebale sadržavati odgovarajuće informacije, sadržaj se može neznatno razlikovati. Primjerice, datoteka odjela ne smije sadržavati kopije sve dokumentacije i dokumentacije koju je zaposlenik završio prvog dana na poslu, kao što su potvrde o politici i obrasci W-2.
Razlog pristupa
Trenutni zaposlenici traže da pregledaju svoje dokumente kako bi osigurali da Odjel za ljudske resurse vodi točnu evidenciju o njihovom zapošljavanju. Ako tvrtka provodi godišnje evaluacije rada, kopije obrazaca za ocjenjivanje za svaku godinu zaposlenja zaposlenika moraju biti u dosjeu osoblja. Isto tako, evidencija prisutnosti trebala bi točno odražavati izostanke zaposlenika, bilo zbog bolesti, odmora ili odsustva. Bivši zaposlenici često traže dokumente kako bi dobili kopije dokumenata koje mogu koristiti u potrazi za budućim zaposlenjem. Na primjer, ako dosje bivšeg zaposlenika sadrži zapise koji se odnose na izvedbu i postignuća, ove informacije mogu biti korisne u rekonstrukciji životopisa ili pripremi popisa radnih obveza koje treba podijeliti tijekom razgovora s potencijalnim poslodavcima. Bivši zaposlenici također mogu zatražiti kopije svog radnog spisa koji će se koristiti za podnošenje tužbe protiv poslodavca.
Politika poslodavaca
Mnogi poslodavci imaju pravila o radnom mjestu u vezi s objavljivanjem evidencija zaposlenika. Pravila radnog mjesta razlikuju se prema vrstama zapisa dostupnih za inspekciju i kopiranje zaposlenika, a neke tvrtke određuju radno vrijeme kao jedino vrijeme tijekom kojeg zaposlenici mogu pregledati kadrovsku evidenciju. Poslodavci koji imaju politiku na ovu temu općenito posvećuju dio u priručniku za zaposlenike o tome kako pristupiti zapisima. Dobro napisana politika opisuje korake potrebne za pregled zapisa, koje vrste evidencija zaposlenika imaju pristup, kada zaposlenici mogu pregledati svoje zapise i sve troškove za fotokopiranje dokumenata sadržanih u dosjeu zaposlenika.
Obveza poslodavca
Prema saveznom zakonu, poslodavci iz privatnog sektora ne moraju pružati kopije dosijea zaposlenima sadašnjim ili bivšim zaposlenicima. Odluka o objavljivanju datoteka temelji se na politici tvrtke, au nekim slučajevima iu državnom zakonu koji uređuje pristup dosjeima osoblja. Međutim, mnogi poslodavci vide korist od ispunjavanja zahtjeva zaposlenika. Odbijanje pristupa dosjeima za zapošljavanje može samo postaviti pitanja na koja poslodavac možda ne želi odgovoriti. Ako poslodavci održavaju osobne dosjee koji sadrže točne informacije koje su prethodno objavljene zaposlenicima, ne smije se postavljati pitanje da li se informacije mogu objaviti nakon što zaposlenik napusti tvrtku. U dobroj vjeri, mnogi poslodavci omogućuju zaposlenicima pristup dosjeima osoblja. Ova praksa pokazuje transparentnost politika zapošljavanja i evidencija.
Zakoni o pristupu saveznim zaposlenicima u evidenciju o zapošljavanju dio su Zakona o privatnosti iz 1974.; Ured za upravljanje osobljem SAD-a je agencija koja je općenito odgovorna za evidenciju o zaposlenicima u saveznim službama. Pojedinačne države obrađuju zahtjeve zaposlenika za pristupom kadrovskoj evidenciji.
Državni zakoni
Neke države imaju zakone koji omogućuju zaposlenicima pristup dosjeima osoblja. Ostale države ne govore o tome mogu li sadašnji i bivši zaposlenici pregledati ili fotokopirati materijale za osoblje. U većini slučajeva, zaposlenici - sadašnji ili bivši - koji su bili uključeni u istrage na radnom mjestu ne mogu vidjeti zapise o istragama. Ti zapisi ionako se ne smiju voditi u dosjeu o zaposlenju. Oni će ostati u pritvoru odjela za ljudske resurse, a samo osoblje za ljudske resurse odgovorno za istragu trebalo bi imati pristup istražnim materijalima.
Ograničen pristup
Države koje imaju zakone o pristupu zaposlenika osobnim dosjeima mogu zahtijevati od zaposlenika da podnesu pisani zahtjev, a neki zakoni dopuštaju poslodavcima da ograniče pristup određenim materijalima. Kalifornijsko pravo, na primjer, zahtijeva od poslodavaca da dopuste pristup trenutačnih i bivših zaposlenika svojim datotekama u roku od 21 dana od primitka zahtjeva zaposlenika. Poslodavci koji ne poštuju zakon države Kalifornije o ovom pitanju podliježu kaznama, kaznama i presudama za građanske parnice zbog odbijanja pristupa dosjeima zaposlenika. Missouri, s druge strane, nema državni zakon koji propisuje pristup osobnom dosjeu zaposlenika.
