Zahtjev za ponudu ili zahtjev za prijedlog ili RFP je dokument koji je izradila tvrtka ili organizacija za dobavljače. Na primjer, građevinskoj tvrtki možda trebaju stolari ili bolnici možda treba web dizajner za izradu web-lokacije. RFP-ovi su općenito službeni dokumenti s uputama za dobavljača. Oni uključuju pojedinosti o poslovanju koje je napravilo zahtjev, specifikacije poslovnog projekta, postupak traženja dobavljača, postupak odabira dobavljača ili dobavljača, proces ugovaranja i komunikacijski proces tijekom traženja.
Prikupite sve svoje podatke unaprijed. Jesu li vaša financijska izvješća, proračuni, ugovori, sporazumi i svi drugi relevantni dokumenti koji se odnose na projekt. To će olakšati pisanje RFP-a.
Napišite pregled ili uvod, koji se ponekad naziva “izvršni sažetak”. Ovaj odjeljak uvodi tvrtku ili organizaciju koja podnosi zahtjev i njegovo mjesto unutar svoje industrije. Sažetak također naglašava modu projekta ili poslovne potrebe za kojom se traže zahtjevi.
Jasno predstavite specifikacije, u smislu u kojima će dobavljači odgovoriti. Odredite prirodu i opseg vašeg projekta, vaše potrebe, očekivani ishod i sve druge bitne informacije. Budi precizan; postoji značajna razlika između potrebe za izradom web-mjesta i potrebom za izradom, ažuriranjem i redovitim upravljanjem web-mjesta.
Jasno navedite upute za postupanje s komunikacijskim procesom tijekom postupka traženja. Ako želite da dobavljači kontaktiraju jednu osobu u vašoj organizaciji, učinite to jasnim. Ako će se pojaviti prezentacija za dobavljače da prisustvuju, uključite sve pojedinosti o tome. Ako ne želite da vas dobavljači uopće kontaktiraju tijekom postupka, to definitivno navedite. Odredite kako ćete primiti ponude, da li moraju biti zapečaćene i koji je rok.
Objasnite da RFP nije ugovor i da odgovor na njega ne jamči odabir. Pobrinite se da uključite informacije koje će odgovor dobavljača učiniti vrijednim vremena dobavljača. Navedite pojedinosti o proračunu, ugovoru, obliku plaćanja i ocjeni rada dok je projekt aktivan.
Uključite sva pravna, autorska prava, osiguranje i etička razmatranja za prodavače koje treba razmotriti. To uključuje, ali nije ograničeno na sporazume o povjerljivosti, zahtjeve manjinskih dobavljača, lokalne propise, sigurnosne propise i poslovne prakse.
Navedite bilo kakve posebne upute o načinu oblikovanja odgovora. Uputite dobavljače o tome kako želite vidjeti njihove brojeve prijedloga, koje informacije trebaju uključiti u svoje prijedloge, kao što su primjerci informacija o osiguranju ili poslovnih licenci.
Uključite predviđeni zaključak o postupku odabira. Neka dobavljači znaju hoće li biti obaviješteni ako ne dobiju posao, kao i što mogu očekivati ako su odabrani za taj posao.
