Provjera i fotokopiranje kartice socijalnog osiguranja novog zaposlenika umjesto jednostavnog zapisivanja broja je dobra poslovna praksa. To može pomoći u sprječavanju pogrešaka kao što su izdavanje W-2 obračuna plaća i poreza s pogrešnim brojevima socijalnog osiguranja. Ako se to dogodi, ispravite pogrešku u svojim zapisima i zaposleniku izdajte novi obrazac W-2.
Ispravno i ponovno ispisivanje
Čim se otkrije pogreška, unesite točan broj u zapisnik zaposlenika o plaćama kako biste bili sigurni da se ne ponovi. Zatim ispravite pogrešku i ponovno ispišite novi obrazac W-2 za Upravu za socijalno osiguranje i zaposlenika. Obavijestite zaposlenika da, budući da pogreška nije utjecala na informacije o zaradi, on neće morati podnijeti izmijenjenu poreznu prijavu.
Ispunite obrazac W-2C
Ako ste već poslali obrazac W-2 zaposlenika, morate podnijeti dopunjeni obrazac W-2C Upravi za socijalno osiguranje. Popunite samo gornji odjeljak ako su sve preostale informacije na obrascu točne. Unesite naziv svoje tvrtke i podatke za kontakt u polje A, vaš savezni identifikacijski broj poslodavca u polju B, a poreznu godinu u okvir C. Upišite ispravan SSN zaposlenika u okvir D. Postavite kvačicu u polje E da biste naznačili broj koji ste unijeli ispravljen broj i unesite netočan broj - broj koji ste izvorno prijavili - u okvir F.
