Nitko ne voli davati loše vijesti, pogotovo zaposlenicima. Međutim, kada je poslovanje ugašeno, često je potrebno odlagati ili smanjivati radno vrijeme. Te su poruke posebno teško pisati u pismu jer se može činiti da bez obzira na to kako iznesete činjenice, primatelji će biti ljuti i uznemireni. Srećom, s nekim planiranjem možete napisati pismo kojim se zaposlenici lako spuštaju i pomažu im da shvate tešku prirodu vaše odluke da smanjite svoje sate.
Upišite datum. Preskočite razmak. Ako personalizirate pismo svakom pojedinom zaposleniku, upotrijebite funkciju spajanja pošte u programu za obradu teksta da biste dodali imena i adrese. Alternativno, možete izostaviti unutarnju adresu u potpunosti i napisati generičko pismo ako jednostavno imate previše zaposlenika za izradu personaliziranih kopija.
Otvorite slovo tako da upišete "Poštovani (Umetni ime zaposlenika)", a zatim dvotočku. Ako pišete opće pismo, upišite "Dragi cijenjeni zaposlenik", a zatim dvotočku.
Započnite slovo unosom pozadine. Objasnite da tvrtka gubi novac i ono što ste pokušali učiniti kako biste se suprotstavili padu. Pišite jasnim jezikom, ali dovoljno detaljno da bi zaposlenici shvatili da tvrtka prolazi kroz teška vremena. Nemojte spominjati reducirane sate u prvom odlomku, jer će zaposleni vjerojatno prestati čitati i izgubit ćete priliku objasniti situaciju ili pokušati zadržati svoju dobru volju.
Objasnite smanjenje sati u drugom stavku. Budi precizan. Koliko sati radnici mogu očekivati da će izgubiti svaki tjedan? Kada će se vratiti na svoj uobičajeni raspored, ako je to primjenjivo? Zaposlenici će imati puno pitanja, a njihovo rješavanje sada će spriječiti konfuziju i telefonske pozive u ured.
Naglasite dobre vijesti, ako ih ima. Na primjer, ako smanjite radno vrijeme kako biste izbjegli bilo koga da isključite, izgovorite to. Ako imate strategiju za koju mislite da će uskoro dobiti vaše poslovanje u crnom, neka vam zaposlenici osjeti vaš optimizam. Čak i ako su dobre vijesti relativno male, pomoći će zaposleniku da osjeća da im je srce najbolje.
Dajte podatke o djelovanju u posljednjem stavku. Ako zaposlenici trebaju učiniti nešto poput popunjavanja dodatnih papira, obavijestite ih. Zahvalite im što ste se nosili s vama u ovom teškom procesu.
