Osoba koja pozdravlja klijente kada uđu u ured predstavlja sliku tvrtke. Neorganiziran, ravnodušan recepcionar predstavlja tvrtku kao neprofesionalnu i bezbrižnu. U međuvremenu, srdačno dočekani pažljivim članom osoblja čini da se klijent osjeća cijenjenim i može je navesti da njeguje duži odnos s tvrtkom. Zapamtite također da u određenim vrstama ureda kao što su liječnik ili terapeut, i prije važnih sastanaka kao što su intervjui, posjetitelji se mogu osjećati nervozno. Prijateljski pozdrav može im pomoći da se opuste.
Postavite stol kako biste se suočili s ulazom, tako da ćete vidjeti klijente dok ulaze. Provjerite izgleda li ured uredan na početku svakog dana i držite ga organiziranim cijeli dan. Odmah dostavite pakete ili ih stavite izvan vidokruga. Držite ispravno dokumente, a vaš imenik dostupan. Pokrenite odgovarajuće računalne programe tako da jednostavno možete potražiti informacije o klijentu.
Nasmiješite se i pozdravite klijenta, prenoseći istinsku toplinu i entuzijazam. Koristite pozdrav koji signalizira da ste ga očekivali, ako je to slučaj - ali samo ako znate da je to klijent kojeg ste očekivali. Ako očekujete klijenta u vašoj odvjetničkoj tvrtki u 9 sati ujutro, a muškarac odjeven za poslovni sastanak uđe, možete se nasmiješiti i reći: "Bok, jeste li vi John? Nikada ne navodite puno ime klijenta - tretirajte ove informacije kao povjerljive. Upotrijebite općenitiji pozdrav ako ne poznajete klijenta, kao što je: "Dobro jutro, dobro došli u tvrtku XYZ. Kako vam danas mogu pomoći?"
Pružite pomoć klijentu tako što ćete dogovoriti sastanak, dati joj papirologiju koju mora ispuniti ili joj dati do znanja da ćete reći odgovarajućoj osobi da je stigla. Neka klijent zna koliko će dugo trebati čekati. Pitajte je ima li pitanja i odgovorite na njih najbolje što možete. Ako morate provjeriti odgovor, uvjerite je da želite.
Potaknite klijenta da se opusti dok čeka. Ponudite klijentu osvježenje poput vode, kave ili čaja, ako je dostupno. Ako klijent odbije ponudu, recite mu da vas obavijesti ako se predomisli. Nastavite se smiješiti i uspostaviti kontakt očima kada razgovarate s klijentom, prenoseći toplinu i entuzijazam.
Uljudno zamolite klijenta da pričeka samo trenutak ako morate odgovoriti na telefon. Odgovorite telefonom pozdravom poput: "Dobro jutro, ovo je Terri iz tvrtke XYZ. Možete li zadržati samo trenutak?" Zahvalite pozivatelju što ste je primili i uvjerili je da ćete biti u pravu. Zatim se obratite klijentu u uredu.
Slijedite protokol vašeg ureda za upoznavanje klijenata s osobljem. Pozovite člana osoblja čim klijent stigne, ako znate da se član osoblja ne sastaje s drugim posjetiteljem. U suprotnom, pozovite odgovarajućeg člana osoblja telefonom kada je zakazan početak zakazivanja klijenta.
Pratite klijenta u ured osoblja, ako je to prihvaćen postupak u vašem uredu, a član osoblja je naveo da želi započeti sastanak. Alternativno, pozovite člana osoblja u čekaonicu kako bi se susreli s klijentom. Upoznajte klijenta i člana osoblja ako se još nisu upoznali, koristeći prezime ili ime, ovisno o tome koja tvrtka preferira.
