Tumačenje poslovnih politika obično uključuje objašnjavanje postupaka poduzeća, često pisanih birokratskim jezikom, klijentima koji su već razdraženi i uznemireni. Priznavanjem njihove frustracije i korištenjem običnog i običnog jezika za opisivanje onoga što se od kupca traži, predstavnici službi za korisnike mogu raspršiti napetu situaciju, maksimalno iskoristiti priliku za uspješnu transakciju i pružiti smjernice za druge informacije, kao što su brošure, linkovi na web stranice i druge brojeve telefona za pomoć i podršku.
Napravite sigurnosnu kopiju poslovne politike tako što ćete opisati kako to pomaže pojednostavljivanju poslovnih transakcija koje dugoročno zapravo pomažu klijentima. Navedite pojedinosti zašto promjene dosadašnjih politika čine trenutnu politiku povoljnijom u smislu dugoročnih dobitaka. Navedite sve zakone, provedena istraživanja, dobivene povratne informacije od kupaca ili konvencionalne poslovne prakse koje pojačavaju primjenu poslovne prakse.
Uključite klijente u tumačenje bilo koje poslovne politike. Tražite iskrenu povratnu informaciju o tome kako pravila utječu na njihovo poslovanje. Na primjer, zabilježite unos online anketama pomoću aplikacija slobodnog softvera kao što su Qualtrics, Zoomerang ili SurveyMonkey. Objavite svoja otkrića kako bi korisnici mogli vidjeti da ste ozbiljno shvatili njihove povratne informacije i namjeravali djelovati prema njihovim prijedlozima. Na primjer, smanjenje sati usluge za klijente može negativno utjecati na poslovanje klijenta, ali smanjuje ukupne troškove, tako da se koristi od takvih politika moraju razjasniti ili doći do nezadovoljstva.
Objasnite alternative. Ako trenutna interpretacija poslovne politike za vašu organizaciju onemogućuje klijentu da s vama posluje, ispitajte opcije, osobito ako korisnički račun predstavlja unosne mogućnosti ili pokazuje značajnu lojalnost. Izbjegavajte narušavanje ugleda vaše tvrtke zauzimanjem čvrstog stava bez razmatranja drugih mogućnosti. Na primjer, predložite druge opcije za upravljanje upitima korisnika, kao što su tehnologije društvenih medija, uključujući wikije, blogove i forume. Obrazovati klijente o mogućnostima obuke i resursima dostupnim na web-mjestu tvrtke kako bi se odgodilo i nadoknadilo nezadovoljstvo poslovnom politikom.
Ostavite strogu interpretaciju za implementaciju ako se klijent odupre. Predložite datum implementacije koji klijentu omogućuje da se prilagodi vašim novim pravilima i provođenju trenutne politike. Na primjer, osigurajte da postoje odgovarajuća dokumentacija i sustavi online podrške prije uklanjanja telefonske podrške za proizvode i usluge. Osiguravanje zadovoljstva kupaca uključuje potvrdu da novi mehanizmi podrške podjednako zadovoljavaju potrebe postojećih kupaca i budućih kupaca. Osigurati seminare, treninge, radionice i druge oblike podrške u tumačenju poslovnih politika vaše tvrtke prije nego što prekine uslugu koja utječe na poslovanje klijenta.
