Poslovna izvješća često se stavljaju u trajnu plastičnu spojnicu ili vezuju pomoću spirale ili češlja kako bi se osiguralo da će držati do više čitatelja. Format izvješća koji poslovni ljudi upotrebljavaju za vezana izvješća naziva se "oblik rukopisa". Izvješće u obliku rukopisa sadrži nekoliko odjeljaka: naslovnu stranicu, dopisno pismo, sadržaj, sažetak, uvod, pozadinu problema ili situacije, raspravu, rješenje, zaključak, citirano djelo i dodaci.
Započnite izvješće stvaranjem naslovne stranice. Naslovna stranica može se formatirati na nekoliko različitih načina, ali mora sadržavati naslov izvješća, ime autora, ime primatelja i datum.
Napravite slovo prijenosa. Iako izvješće može imati više primatelja, pismo o predaji upućeno je čelniku odbora ili osobi s najvišim rangom. Pismo o prijenosu uvodi zadatak i pokriva glavne točke. Ovo djeluje kao unaprijed sažetak za primatelja izvješća.
Napišite tijelo izvješća, počevši od uvoda. U uvodu se opisuje svrha izvješća, problem o kojem raspravljate i opseg problema. Na primjer, ako je tema izvješća nedostatak parkiranja na vašem radnom mjestu, opisali biste problem parkiranja, razlog zašto vaša tvrtka mora riješiti problem i koja parkirališta raspravljate.
Stvorite odjeljak pod nazivom pozadina i svrha koji će raspraviti sve relevantne pozadinske informacije. Primatelj izvješća možda je već upoznat s tim informacijama, ali uključujući i to će ostalim članovima odbora pružiti detaljan pregled i pokazati vaše znanje o toj temi. Za primjer parkiranja, možete raspravljati o činjenici da su parcele bile adekvatne kada ste počeli, ali od spajanja poduzeća 2004. godine, novi su zaposlenici imali problema s pronalaženjem parkiranja.
Napišite dio koji opisuje različita rješenja problema. Uprava će željeti biti obaviještena o svim mogućim rješenjima ili svim mogućim uzrocima u slučaju analitičkog izvješća. Pokrijte svako rješenje ili uzrok detaljno i pružite dokaze za svaku od njih.
Opišite najbolje rješenje ili najvjerojatniji uzrok. Ako se zalažete za rješenje, osigurajte proračun i vremenski okvir za rješenje tako da menadžment ima jasnu sliku o svemu novcu i radu koji su uključeni u provedbu rješenja. Ako opisujete najvjerojatniji uzrok, objasnite što bi moglo biti potrebno za rješavanje uzroka.
Napišite zaključak koji sažima izvješće i ponavlja potrebu za provedbom vašeg najboljeg rješenja ili rješavanja najvjerojatnijeg uzroka. Navedite podatke o radnji, kao što su relevantni datumi za sastanak kako biste glasali o rješenju ili drugim informacijama o sastanku.
Izradite dio koji se citira i koji navodi sve vaše izvore. To će upravi omogućiti da pročita više o problemu ili potvrdi činjenice.
Na kraju izvješća postavite bilo koji dodatak, kao što je kopija ankete ili detaljan shematski prikaz.
Izradite sažetak nakon pisanja tijela izvješća. Zatim stavite izvršni sažetak izravno iza tablice sadržaja u izvješću. Sažetak treba biti otprilike 1/10 od duljine tijela izvješća i trebao bi biti sveobuhvatan pregled cjelokupnog izvješća. Svrha sažetka je pružiti detaljan sažetak cjelokupnog izvješća za odbor.
Napiřite sadræaj posljednji, ali stavite ga iza slova prijenosa. Kada završite s tijelom izvješća, upišite sve glavne naslove i podnaslove i smjestite ih na sadržaj, zajedno s njihovim brojem stranice.
Povežite izvješće. Ako se vaše izvješće pročita samo jednom ili dvaput, prozirni plastični poklopac s umetkom za povezivanje izgledat će profesionalno i biti dovoljno izdržljiv za nekoliko namjena. Ako vaše izvješće mora biti trajnije, odnesite ga u radnju za kopiranje i zamolite da je obavezuje. Kopirnica može na izvješće staviti visokokvalitetni plastični poklopac i na njega umetnuti povez. Češalj za vezanje je prikladna, jeftina opcija, ali spiralno povezivanje će biti najtrajniji i atraktivniji izbor za samo nekoliko dolara više.
