Kako vrijeme prolazi, može se otežati pronalaženje diplomiranih studenata za skupove ili posebne događaje povezane s školom. Srednjoškolska alumni udruga pomoći će u pružanju podrške pojedinim događajima na dodiplomskom studiju držeći ažurirani popis svih maturanata. Prije nego što možete organizirati posebne događaje i zatražiti donacije ili pristojbe, potrebna vam je udruga koja se zalaže za planiranje i organiziranje alumni događaja.
Obratite se učenicima koji završe srednju školu s kojima ste još uvijek u kontaktu kako biste oformili interesnu skupinu. Nakon što dogovorite sastanak s ovom grupom, neka svaki član grupe komunicira s kolegama s kojima su još uvijek u kontaktu u vezi mogućeg pridruživanja grupi.
Upoznajte se s predstavnicima škola kako biste im javili da pokrećete udruženje bivših srednjoškolaca. Utvrdite je li riječ o sveukupnoj školskoj udruzi za sve razrede koji su diplomirali ili za pojedinačnu asocijaciju razreda. Zatražite popis imena i adresa studenata koji su diplomirali u školskim dosjeima. To će vam dati početno mjesto za pomoć pri stvaranju popisa diplomanata i pokretanju baze podataka.
Neka svaki član interesne skupine popuni nekoliko imena s popisa diplomiranih studenata kako bi ažurirao kontaktne podatke bivših studenata. Neka svaka osoba iz interesne skupine pronađe članove klase tako što će kontaktirati druge kolege iz razreda koje još poznaju ili komunicirati s njima na web-stranicama društvenih medija ili pretražujući ih online. Ažurirajte popis bivših studenata trenutnim adresama e-pošte, adresama ulica ili oboje.
Napišite pismo diplomantima bivših studenata koji objašnjavaju planove za stvaranje udruge bivših studenata. Zamolite ih da dostave ažurirane podatke za kontakt. Zamolite zainteresirane za sudjelovanje u alumni udruzi da kontaktiraju članove interesne skupine.
Uspostaviti dnevni red prvog sastanka alumni udruge. Dnevni red treba uključivati planove za razvoj organizacijske strukture udruge kao što su podzakonski akti, izjave o misiji, plan djelovanja, ciljevi, imenovanja i izbori službenika za udruge te strukture financiranja, ako postoje.
Sazvati sastanak zainteresiranih za sudjelovanje u upravnom vijeću ili odboru udruge. Odlučite kada će se imenovati i održati izbori, te o mehanizmu glasanja. Organizirajte odbor koji će biti odgovoran za razvoj podzakonskih akata organizacije, a druga grupa će osmisliti ideje za financiranje aktivnosti kao što su volonterske donacije, godišnje pristojbe ili sponzorstva.
Održati službene izbore i formalizirati pravilnike organizacije.
Zatražite od pojedinih volontera da sudjeluju u odvojenim odborima za upravljanje komunikacijskim asocijacijama, aktivnostima prikupljanja sredstava, prikupljanjem pristojbi, ako postoje, i događajima ponovnog okupljanja.
Odredite datume sastanaka odbora i koordinirajte nadolazeće sastanke odbora kako biste uključili ažuriranja odbora. Na primjer, planirajte sljedeći datum, vrijeme i mjesto sastanka vodstva ili odbora te na dnevni red uključite prezentaciju odbora o predloženoj strukturi članarina i predložite aktivnosti prikupljanja sredstava za pregled i odobrenje.
