Ako ste ikada tražili zaposlenika i konačno otkrili - nakon što ste pitali tri različite osobe - da je na odmoru ili na ručku, list za prijavu na posao mogao bi biti vrijedan ušteda vremena. Radni listovi za prijavu mogu biti korisni za praćenje dolazaka i odlazaka zaposlenika, kao i za neformalni način praćenja vremena zaposlenika za izračunavanje plaća. Osim toga, liste za prijavu na poslu možete koristiti za određivanje projekata na kojima trenutno rade zaposlenici.
Odredite svrhu obrasca za prijavu na posao. Odredite člana osoblja za ljudske resurse kako biste održali točnost, potpunost i pohranu listova za prijavu na posao. Neki listovi za prijavu služe za mjerenje vremena koje plaće koriste za izračunavanje plaća, stoga je bitno da ih održavate kao službene evidencije kao i druge evidencije o zaposlenju. Drugi listovi za prijavu korisni su za navođenje zaposlenika koji su na poslu i u prostorijama te koji su izvan ureda ili na odmoru. Ako koristite službene listove za prijavu uz službene vremenske zapise, nije jednako važno da listove za prijavu pohranjujete kao dio službenog popisa plaća i zapisa zaposlenika vaše tvrtke.
Pribavite popis zaposlenika i razvrstajte zaposlene prema rangu ili položaju, odjelu i nazivu posla. Na temelju onoga što namjeravate postići praćenjem prijavljivanja zaposlenika, možda ćete htjeti prekrižiti rukovoditelje i rukovoditelje na visokoj razini s popisa. Ako je popis namijenjen za nazočnost ili za određivanje kada su određeni zaposlenici u uredu ili izvan njega, ostavite popis netaknut s imenima svih zaposlenika. Ako je vaša svrha delegirati radne zadatke, utvrdite trebaju li zaposlenici biti upoznati s radnim zadacima za menadžere i rukovoditelje te u skladu s tim revidirati svoj popis.
Poredajte zaposlenike po smjenama ili rasporedu rada. Napravite, primjerice, tri odvojene popise ili listove za prijavu ako vaša tvrtka radi 24-satno. Imena zaposlenika treba razvrstati po dnevnim, večernjim i noćnim smjenama.
Navedite imena zaposlenika, najprije po odjelu, a zatim abecednim redom, na vertikalnoj osi proračunske tablice. Na primjer, na lijevoj margini vertikalne osi, navedite „Ljudski resursi“ i imena zaposlenika ljudskih resursa ispod naziva odjela.
Upišite naslove u stupcima uzduž horizontalne osi proračunske tablice. Ako na vertikalnu osu ne uključite imena odjela, napravite stupac desno od imena svakog zaposlenika za popis odjela u kojem zaposlenik radi. Nastavite s zaglavljima stupaca kao što su "ID broj zaposlenika" i stupac za " Izvan ureda. ”Da biste pratili dnevne sate, upišite" Vrijeme u "i" Istek vremena ", nakon čega slijede dva identična stupca za" Vrijeme u "i" Istek vremena "za snimanje vremena za ručak. Razmotrite drugi stupac s desne strane proračunske tablice za bilješke ili dodatne informacije, kao što su projektni ili radni zadaci.
Postavite listove za prijavu na radnom mjestu na vidljivo mjesto na ulazu zaposlenika i zamijenite ih svakodnevno ili po potrebi.
Upozorenje
Ako su vaši identifikacijski brojevi zaposlenika isti kao brojevi socijalnog osiguranja, čuvajte povjerljivost informacija o zaposleniku i ne uključujte ovaj stupac u proračunsku tablicu. Koristite svoju nezavisnu prosudbu u svojoj odluci da uključite bilo koji drugi oblik identifikacijskih brojeva zaposlenika.
