Pisanje za poslovnu publiku nije isto što i pisanje pisma prijatelju. Svrha pisma je drugačija - općenito, prenijet ćete određene informacije ili zamoliti nekoga da izvrši određenu akciju - i postoje određena očekivanja vezana za oblikovanje i stil. Često će poslovno pismo biti prvi dojam na nekoga, tako da je važno da to bude ispravno.
Što je poslovno pismo?
Poslovno pismo je svako pismo koje organizacija šalje drugoj organizaciji ili korespondenciju između organizacije i njezinih kupaca, dobavljača i drugih strana. Pismo koje pišete kao dio svog posla kvalificirat će se kao poslovno pismo, ali svako pismo koje pošaljete poslovnom subjektu, organizaciji, društvenoj grupi ili pojedincu u profesionalnom kontekstu također spada u ovu kategoriju. Primarni test je jedan od sadržaja: hoće li primatelj imati interes za ono što pišete u onoj mjeri u kojoj to utječe na njihov radni vijek? Ako je tako, onda vaše pismo će se kvalificirati kao poslovno pismo.
Zašto biste trebali napisati poslovno pismo
Tvrtke pišu klijentima, klijentima, dobavljačima i dionicima kako bi prenijele važne informacije. Na primjer, mogu naručiti robu od proizvođača, obavijestiti kupca o statusu njihove narudžbe, opisati značajne promjene u uvjetima i odredbama tvrtke, identificirati problem koji je nastao ili prenijeti dobru volju. Mnoga poslovna pisma uključuju poziv na akciju, odnosno pismo će zahtijevati određene informacije ili odgovor od primatelja.
Pojedinci biraju format poslovnog pisma kada postoji potreba za pisanjem na jasan i profesionalan način. Primjeri uključuju prijavu za posao, dopisno pismo, pismo žalbe, pismo ostavke, referentno pismo, prihvaćanje ili odbijanje formalnog angažmana ili traženje informacija od tvrtke. Ono što je zajedničko tim slovima je očekivanje da ćete biti kratki i specifični, a ne kreativni ili izazovni u svom stilu pisanja.
Formati za poslovno pismo
Tvrtke u Sjedinjenim Državama koriste jedan od četiri uobičajena formata slova, koji su navedeni u nastavku. Od njih, blok stil je najpopularniji.
Format slova: Uz stil slova, cijeli tekst je u ravnini s lijevom marginom. Slovo ćete strukturirati tako da tekst retka bude jedan razmak, a paragrafi dvostruki. Margine obično imaju standardnu postavku od jednog inča, iako se neke tvrtke razlikuju ovisno o njihovom stilu kuće.
Format polublokova slova: Polu-blok je identičan formatu bloka, osim što je prvi redak svakog stavka uvučen.
Alternativni format slova: Ovaj format blisko slijedi format bloka, osim što se datum, besplatno zatvaranje ("iskreno") i ime pisca, naslov i potpis pojavljuju na desnoj strani stranice. Osim ako ne koristite zaglavlje, povratna adresa pisca će se također pojaviti na desnoj strani.
Pojednostavljeni format slova: Još jedna varijacija formata bloka, pojednostavljeni stil izostavlja pozdravni pozdrav ("Dragi gospodine Smith:"). Odaberite ovaj format kada nemate ime primatelja.
Kako adresirati primatelje u poslovnom pismu
Obraćanje poslovnog pisma jednom primatelju relativno je jednostavno. Jednostavno upišite ime i adresu primatelja na blok unutar adrese na lijevoj strani stranice. Otvorite svoje pismo s pozdravom: "Dragi gospodine / gospođo / gospođo prezime:" ili "Poštovani gospodine / gospođo:" Zabilježite debelo crijevo na kraju pozdrava - samo osobno pismo koristi zarez ovdje; poslovno pismo uvijek koristi dvotočku.
Prihvatljivo je napisati ime osobe ako ste s primateljem na ime, primjerice, susreli ste se nekoliko puta i dobro poznavali osobu. U ovom slučaju, vaš pozdrav će pročitati, "Dragi Josip:" Ali nemoj odmah doći do imena, međutim; smatra se nepristojnim.
Da biste se obratili većem broju primatelja u istom pismu, odaberite jednu od sljedećih opcija:
Gdje primatelji rade na istom mjestu: Upišite naslov, ime i (opcionalno) naziv radnog mjesta svakog primatelja, a zatim adresu tvrtke unutar bloka adresa. Za pozdrav, navedite ime svakog primatelja istim redoslijedom kako se pojavljuju na adresi.
Primjer:
Gospođa Sophia Proctor, izvršna direktorica G. Martyn Byrne, direktor prodaje Dr. Regan Coulson, voditelj marketinga ABC Limited Ulica grada Townsville, Kentucky 395494
Poštovani gospođo Proctor, g. Byrne i dr. Coulson:
Gdje primatelji rade na različitim adresama: Svaki primatelj treba primiti vlastito pismo kako biste trebali pripremiti više kopija iste komunikacije. Koristite oznaku kopije nakon zatvaranja - "cc:" - za popis imena ostalih primatelja. Zabilješka svakom primatelju omogućuje da zna tko su drugi primatelji.
Primjer:
Gospođa Sophia Proctor, izvršna direktorica ABC Limited Ulica grada Townsville, Kentucky 395494 Poštovani gospođo Proctor: Tijelo pisma Iskreno, Jane Doe Cc: gospodin Martyn Byrne, direktor prodaje, dr. Regan Coulson, voditelj marketinga
Kada postoji mnogo primatelja: Kada pišete brojnim primateljima, kao što su članovi upravnog odbora, prikladno je napisati jedno pismo i uputiti ga grupi u cjelini. Pozdrav bi također trebao upućivati na tijelo ljudi, na primjer, "Dragi Odjel prodaje" ili "Dragi tim za vezu s zajednicom". Pomoću bloka za distribuciju na kraju slova navedite pojedine članove grupe koji bi trebali pročitati pismo.
Primjer:
Upravni odbor ABC Limited Ulica grada Townsville, Kentucky 395494 Poštovani članovi Odbora: Tijelo pisma Iskreno, Jane Doe Distribucija: Gospođa Sophia Proctor G. Martyn Byrne Dr. Regan Coulson Gospođa Elizabeth Mejia Zayne Vargas G. Cohen Andersen
Različiti dijelovi poslovnog pisma
Bilo da koristite format bloka ili neki drugi stil, poslovno pismo treba sadržavati sljedeće odjeljke:
Zaglavlje zaglavlja ili povratna adresa: Tvrtke obično koriste tiskani papir koji uključuje posebno dizajnirani logotip ili zaglavlje na vrhu lista. Na zaglavlju je adresa i podaci za kontakt organizacije. Ako ne koristite zaglavlje pisma, upišite svoje ime i adresu u gornji lijevi kut pisma. Prihvatljivo je, ali ne i obvezno, uključivanje vašeg telefonskog broja i adrese e-pošte ako bi to bilo korisno za primatelja.
Datum: Upišite datum u formatu mjesec-dan-godina odmah ispod povratne adrese. Budući da druge zemlje koriste format dan-mjesec-godina, izbjegavajte zbunjenost prepisivanjem datuma u riječi, a ne u obliku broja - "28. lipnja 2018."
Unutarnja adresa: Upišite ime primatelja, naziv tvrtke, adresu i poštanski broj. Ako je potrebno, uključite naziv posla. Unutarnju adresu uvijek poravnajte s lijevom marginom kada koristite standardnu poslovnu dopisnicu. Ako to učinite, adresa će se pojaviti u prozoru omotnice kada se presavije na tri dijela.
Pozdrav: Ne zaboravite koristiti debelo crijevo nakon pozdravnog opisa kako je gore opisano.
Redak predmeta: Dodavanje opcionalnog retka predmeta pomaže primatelju da brzo shvati o čemu se radi u pismu. Evo primjera:
Poštovani gospodine Phillips:
Zahtjev za prijavu za posao
Tijelo: Ovdje se guma susreće s cestom. Počnite s kratkom izjavom u kojoj je opisano zašto pišete, a slijedi niz paragrafa koji opisuju problem. Sačuvajte pismo. Za većinu poslovnih pisama, dva do pet paragrafa su idealni.
Besplatno zatvaranje: Imate različite opcije za zaokruživanje poslovnog pisma. Evo nekoliko primjera:
- S poštovanjem,
- Iskreno,
- Srdačno,
- S poštovanjem,
- Srdačno,
- Najbolje želje,
Potpis: Ispišite svoje ime i naziv radnog mjesta, ostavljajući razmak između upisanog imena i besplatnog zatvaranja. Potpisat ćete svoje ime u ovom prostoru.
Prilozi i kopije ugljika: Uključite cc: ako šaljete kopije pisma nekom drugom. Ako je bilo koji dokument priložen slovom, napišite "Enclosure" ili "Encl." ispod bloka potpisa.
Kako napisati tijelo poslovnog pisma
Bez obzira na svrhu vašeg poslovnog pisma, bitno je da tijelo pisma bude jasno i sažeto. Shvatite da je vaš primatelj zauzet i vjerojatno će ga pregledati. Strukturirajte svoje slovo u logičnim paragrafima - jednu ideju po paragrafu - tako da primatelj može brzo doći do dna crte.
Sažeto, međutim, znači tupo; morate težiti diplomatskom i profesionalnom tonu. Razmotrite dva primjera:
Nakon pažljivog razmatranja, odlučio sam prihvatiti položaj u drugoj tvrtki. Radit ću u tvrtki ABC.
Druga verzija je koncizna, ali je previše izravna i nepotrebno oštra u tonu. To može uvrijediti čitatelja. Prvi primjer, iako manje sažet, više poštuje.
Jednom kada ste napravili svoje točke u tijelu pisma, završite s pozivom na akciju, kratkom izjavom koja opisuje što biste željeli da se dogodi sada. Zapamtite, vaš čitatelj je zauzet. Ne ostavljajte joj nagađanje o tome što bi trebala učiniti sljedeće. Evo nekoliko primjera:
Ako se slažete s ovim prijedlogom, ljubazno odgovorite do 31. svibnja. Ako želite kontaktne podatke za osobe koje su uspješno koristile usluge XYZ-a, pošaljite mi poruku e-pošte na [email protected].
Opcije za glas i jezik
Jezik poslovnih pisama varira od opuštenog, konverzacijskog stila do hiperformalnog, tehničkog stila koji se nalazi u pravnoj korespondenciji. Najučinkovitija poslovna pisma uspostavljaju ravnotežu između ove dvije krajnosti. Iako poslovna pisma vremenom postaju manje formalna, pisanje koje je previše neobavezno može se pojaviti kao neprofesionalno i neiskreno. Prekomjerno formalno pisanje, s druge strane, može otuđiti čitatelje koji možda ne razumiju vaš jezik, terminologiju i fraziranje. Kao i kod svih pisanja, morate uskladiti ton publici. To vam daje puno slobode u odnosu na stil koji odaberete.
Ako ne radite u posebno formalnoj industriji, kao što je bankarski sektor, trebali biste nastojati koristiti svakodnevne riječi umjesto njihovog formalnog ekvivalenta - "start" umjesto "započeti", "kraj" umjesto "prekinuti" i "pokušati" umjesto "nastojati." Održavanje jednostavnosti može izgledati kontradiktorno jer većina ljudi povezuje profesionalni rječnik s dužim i složenijim riječima. Međutim, jasnoća je ključna. Mnogo je važnije da vaš primatelj razumije vaše pismo s minimalnim naporom na svom dijelu nego da biste pokazali svoj impresivni rječnik.
Izbjegavajte kontrakcije poput "ja", "ne mogu" i "nisam", osim ako nisu specifična značajka stila vaše tvrtke. Neke tvrtke više vole koristiti neformalniji glas kada pišu potrošačima kako bi otvorili razgovor; drugi bi umjesto toga postigli formalni ton. Ključna je dosljednost. Ako više volite jedan stil pisanja nad drugim, budite sigurni da priopćite svoj stilski izbor diljem organizacije i pobrinite se da svatko slijedi isti stilski vodič.
Primjer poslovnog pisma
Sve to zajedno, evo primjera kratkog poslovnog pisma u formatu bloka:
G. Kurt O'Ryan ABC Limited Ulica grada Townsville, Kentucky 395494 11. siječnja 2018 Poštovani gospodine O'Ryan: Pišem vam još jednom zahvaliti na aktivnoj podršci u našem Townsville "Grow Wild" outreach programu zajednice. Vaše povratne informacije, vaša konstruktivna kritika i vaše dragocjeno iskustvo značajno su doprinijeli uspješnoj provedbi ovog projekta. Mi smo sada dobili puna sredstva za naš nastavak projekta, koji je privremeno nazvan "Priroda na pragu vaših vrata". Bilo bi nam drago ako biste se složili da nastavite suradnju u ovom projektu. Svakako bismo mogli iskoristiti vaš uvid i stručnost. Priložim kratku brošuru koja opisuje prijedlog vašeg pregleda. Želio bih se sastati s vama kako bismo razgovarali o sljedećim koracima i nazvat ćemo vaš ured sljedeći tjedan kako bismo zakazali sastanak. Unaprijed zahvaljujemo na razmatranju. Srdačno, Jane Doe Encl:
