Poput mnogih područja modernog života, računala su transformirala način na koji se računovodstvo obavlja, kako za osobne financije tako i za male i velike tvrtke. Umjesto pravljenja beskrajnih redaka ručnih unosa i ručnih izračuna, računala su automatski uvela većinu računovodstvenog procesa nakon unosa osnovnih podataka. No, kompjutorizirano računovodstvo nije nepovoljno, a prednosti i mane treba uzeti u obzir prije korištenja računalnog računovodstva.
Povećana produktivnost
Računala su poznata po učinkovitosti, a računovodstvo nije iznimka od ovog pravila. Korištenje kompjutoriziranog računovodstva eliminira dupliciranje zapisa, ručno pisane knjige i bilješke i ručne izračune, štedi vrijeme osoblja i omogućuje istom osoblju da obrađuje veći broj transakcija i izvješća.
Automatsko generiranje izvješća
Umjesto da budu prinuđeni stvarati standardna financijska izvješća ručno svaki put kad je to potrebno, kompjutorizirano računovodstvo omogućuje gotovo trenutno stvaranje standardnih izvješća kao što su stanja na računima, probne bilance, glavne knjige, izvješća o dobiti i gubitku i drugi tipični zahtjevi za izvješćivanje.
Poboljšana točnost
Budući da je za točno računovodstvo potrebno mnogo izračuna, računala su idealno rješenje za ljudske pogreške. Iako se u unosu podataka još uvijek mogu pojaviti pogreške, izračun računala povećat će točnost i pouzdanost izvješća tvrtke.
Fleksibilnost i pravovremenost
Kompjuterizirano računovodstvo se ističe u manipuliranju podacima i pruža fleksibilnost u izvješćivanju i analizi podataka koje se ručno računovodstvo ne može usporediti. Štoviše, sve dok se podaci unose pravodobno, ažurirana izvješća mogu se odmah generirati i uključiti najnovije informacije tvrtke.
Jednostavnost zaštite podataka
U slučaju da su podaci oštećeni ili su izvješća oštećena ili izgubljena, kompjutorizirano računovodstvo pruža trenutačnu obnovu iz sigurnosnih kopija, osiguravajući da se kritične informacije ne izgubi. Digitalne sigurnosne kopije mogu se održavati na ili izvan mjesta za dodatnu zaštitu vitalnih informacija.
Zadovoljstvo osoblja
Uklanjanjem velikog dijela rutinskog rada uključenog u ručno računovodstvo, kompjutorizirano računovodstvo omogućava osoblju da se usredotoči na šire zadatke i minimizira vrijeme provedeno u dosadnim, ponavljajućim zadacima, kao što su ručni izračuni. Kao rezultat toga, zaposlenici mogu očekivati veće zadovoljstvo poslom.
Početni trošak
Unatoč mnogim prednostima, jedan nedostatak kompjutoriziranog računovodstva je početni trošak uspostavljanja sustava. Dok je cijena računala dramatično pala iz godine u godinu, računovodstveni softver ostaje skup i može koštati tisuće dolara.
Obučavanje zaposlenika
Kompjuterizirani računovodstveni sustavi također zahtijevaju specifično osposobljavanje za osoblje, što dodatno povećava troškove obuke za tvrtku i produžuje vrijeme potrebno za implementaciju sustava prije nego što se može koristiti.
Pouzdanost
Računalni računovodstveni sustavi su po prirodi podložni problemima kao što su računalni virusi, nestanci struje i kvarovi hardvera koji mogu utjecati na pouzdanost i dostupnost sustava. Ispravljanje računalnih problema uzrokovat će gubitak vremena i produktivnost.
Problemi postavljanja
Znatne poteškoće za tvrtku mogu nastati zbog neuspjeha u ispravnom postavljanju računovodstvenog softvera ili odabira pogrešnog programskog paketa koji će zadovoljiti poslovne potrebe.Može doći do neadekvatnog ili netočnog izvještavanja, što zahtijeva izgubljeno vrijeme za ispravljanje problema ili uvođenje novog softverskog rješenja.
