Vaši financijski izvještaji predstavljaju snimku vašeg poslovanja u određenom trenutku. Oni su korisni, ali stvarnost je da obično ne možete zaustaviti svoje poslovanje u svojim stazama dok pripremate svoje izjave. Vaš će se oglasni prostor i dalje mijenjati dok radite na knjigama, i dalje ćete vršiti prodaju i naručivati, a vaše će osoblje i dalje morati platiti. Iznosi koje vaše osoblje zarađuje nakon posljednjeg završenog ciklusa plaćanja godine nazivaju se obračunate plaće ili nadnice i morat ćete ih dodati i prilagoditi svoje financijske izvještaje kako bi ih odražavali.
Što su obračunate plaće?
Vaši financijski izvještaji dijele novac koji ulazi i izlazi iz vašeg poslovanja u dvije kategorije, imovinu i obveze. Ako račun predstavlja novac koji se duguje vašoj tvrtki, to je prednost. Možda ga još nemate u svom posjedu, ali u normalnom toku stvari će na kraju završiti na vašem bankovnom računu. Novac koji vaša tvrtka duguje drugima je obveza, čak i kada trenutno sjedi na Vašim računima, upravo iz istog razloga. To je ono što se događa na kraju izvještajnog razdoblja kada dugujete zaposlenicima novac za smjene koje su radili, ali još nisu plaćeni. To je odgovornost koju ste prikupili ili akumulirali, baš kao i plaćanje najma na vašoj opremi ili prostorijama.
Zašto tvrtke koriste obračunate plaće
Ako ste posudili $ 20 od prijatelja, savršeno je dobro zabilježiti u vašoj čekovnoj knjižici nekoliko tjedana kasnije kada napišete ček da mu vratite novac. Stvari bi mogle biti ružne u žurbi ako biste na taj način pokušali voditi posao. Zato je načelo računovodstva da morate zabilježiti svaki trošak - uključujući plaće - u razdoblju u kojem je nastao. Plaće koje dugujete pokazat će se na dva mjesta jer većina poduzeća koristi računovodstvo dvostrukog unosa. Morat ćete ih bilježiti u bilanci kao obvezu, a na računu dobiti i gubitka kao trošak. Ako to ne učinite, vaša financijska izvješća za kraj izvještajnog razdoblja neće biti točna.
Platni spisak koji je obrađen, platni spisak nije
Na kraju razdoblja izvješćivanja, bez obzira je li to mjesečno, tromjesečno ili na kraju fiskalne godine, vjerojatno ćete u knjigama prikazati neku neplaćenu plaću u dolarima. To je zato što je rijetko da se poduzeće nagodi s zaposlenicima na kraju ciklusa plaća. Obično će biti tjedan ili više između datuma prekida plaće i dana isplate. Ako vaš kraj godine padne tijekom tog tjedna, imat ćete iznos plaće koji je već obrađen i čeka da bude izdan, a to je ono što se prikazuje u vašim knjigama. Vaši troškovi plaća su različiti. Većina osoblja također će raditi tijekom dana između završetka ciklusa plaća i kraja razdoblja izvješćivanja, a to su iznosi u dolarima za koje ćete morati izvršiti prilagodbe.
Izrada unosa za obračunate plaće
Prvo mjesto koje ćete morati unijeti je u bilanci, na strani kreditne knjige. Imat ćete račun koji se ovdje zove "Plaće koje se plaćaju" ili nešto slično. Većinom će već ovdje biti dolarski iznos, što predstavlja platni spisak koji je već obrađen iz prethodnog platnog razdoblja. Ovdje ćete dodati obračunate plaće, nakon što izračunate ukupno. Na računu dobiti i gubitka, na debitnoj strani vaše knjige, imat ćete sličan račun pod nazivom "Rashodi za plaće" ili nešto slično. Ovdje ćete dodati odgovarajući iznos. Naposljetku, u većini slučajeva knjige će sadržavati i dnevnik koji bilježi svaku transakciju. Kada napravite prilagodbe u bilanci stanja i računu dobiti i gubitka, morat ćete ih bilježiti iu časopis. Na dnevniku ćete unijeti trošak plaća kao debit, a plaće kao kredit.
Izračunavanje iznosa za zaposlene po satu
Vaša tvrtka može imati zaposlenike po satu, zaposlene zaposlenike ili češće oboje. Izračunavanje nepodmirenih iznosa koje dugujete zaposlenicima po satu relativno je jednostavno. Ako održavate formalne vremenske tablice u papirnatom ili elektroničkom obliku, možete ih povući da biste pronašli koji su zaposlenici radili u koje sate. Odatle izračunajte broj radnih sati svakog zaposlenika i pomnožite ga s satnicom. Pregledajte raspored za posljednjih nekoliko dana ako je vaša tvrtka dovoljno mala da ne trebate koristiti formalne vremenske tablice. Dodajte sve zakazane sate, napravite sva potrebna smanjenja za osoblje koje je rano otišlo, kasno stigli ili pozvali bolesnika, a zatim pomnožite stvarne sate po satnici zaposlenika. Naposljetku, zbrojite ukupne iznose da biste dobili iznos za ukupne obračunate satnice.
Izračunavanje iznosa za zaposlene koji primaju plaću
Izračunavanje iznosa obračunate plaće za vaše zaposlene je malo složenije, iako još uvijek nije posebno izazovno. Plaće se obično izražavaju kao godišnji ili mjesečni iznos, tako da ćete ih morati podijeliti na iznos po danu. Za godišnju plaću možete podijeliti ukupan broj radnih dana u godini i podijeliti plaću tim brojem. Rezultat će biti dnevni iznos plaće vašeg zaposlenika. Ako je plaća mjesečna, možete koristiti istu metodu i brojiti stvarne radne dane u mjesecu. Međutim, neke tvrtke rade za 30-dnevni mjesec za računovodstvene svrhe, pa ako spadate u tu kategoriju, trebate brojati dane do kraja obračunskog mjeseca, a ne do kraja kalendarskog mjeseca. Nakon što ste to razvrstali i došli do dnevnog iznosa za svakog zaposlenika koji je radio tijekom posljednjih nekoliko dana razdoblja izvješćivanja, možete to ukupno izračunati i imati broj za ukupnu obračunatu plaću.
Izračun prekovremenog rada, provizija i bonusa
Vaš posao nije sasvim gotov nakon što ste riješili osnovne plaće i plaće po satu. Često će vaši zaposlenici zaraditi dodatni novac u obliku prekovremenog rada, provizije ili bonusa, a oni se također moraju uzeti u obzir. Da biste izračunali prekovremeni rad za zaposlenike na satu, trebate se osvrnuti na zakon o prekovremenom radu u svojoj državi ili, ako se to odnosi na vas, na svaki kolektivni ugovor koji određuje višu premiju za prekovremeni rad. Neki zaposlenici također mogu primati naknadu na poziv, razliku u plaćama za rad na nepopularnim smjenama ili plaćanje opasnosti za opasne dužnosti. Morat ćete izračunati te iznose pojedinačno, za svakog pogođenog zaposlenika. Na isti način, morat ćete riješiti sve provizije ili bonuse koje je zaradio vaš sat i osoblje tijekom posljednjih nekoliko dana vašeg obračunskog razdoblja. Oni će dodati vašoj ukupnoj prikupljenoj plaći.
Bolesni dani i odmor
Još jedna komplikacija s kojom se trebate suočiti jesu bolovanja, plaćeni osobni dani i plaćeni godišnji odmor. To je osobito istinito ako kalendarsku godinu koristite kao svoju fiskalnu godinu, tako da se kraj fiskalne godine podudara s praznicima. Ako nudite plaćene osobne dane, oni su obično ekvivalentni dnevnoj plaći za zaposlene zaposlenike ili normalnoj smjeni - obično osam sati - za zaposlenika po satu. Bolesni dani rade na isti način, a često se uzimaju za praznike ili umjesto osobnog dana ili zato što se vaš djelatnik legitimno razbolio. Zakonski propisi o plaćama za godišnji odmor variraju, ovisno o tome gdje se vaša tvrtka temelji, ali u većini slučajeva to se svodi na dnevnu plaću za zaposlenike koji ne rade na odmoru i dnevnu plaću po višoj stopi za one koji to rade.
Dopuštanje poreza i povlastica
Nakon što razradite sve te ukupne iznose, dobit ćete brojku za sve stvarne obračunate plaće. Vaš posao još uvijek neće biti posve gotov, jer svaki dolar tog iznosa također predstavlja manji postotak koji dugujete u obliku državnih i saveznih poreza na plaće. Ako vaša tvrtka nudi beneficije svojim zaposlenicima ili nekim razredima zaposlenika, te se naknade također smatraju oporezivim dohotkom. Morat ćete riješiti dnevnu vrijednost tih pogodnosti i primijeniti ih na sve zaposlene koji ispunjavaju uvjete kako bi došli do konačnog iznosa prikupljenih plaća, uključujući i te naknade. Nakon što su oni na mjestu, možete izračunati iznos poreza na plaću koji ćete dugovati. Strogo govoreći, to nije dio prilagodbe za obračunate plaće, ali morat ćete prilagoditi svoje porezne račune na isti način jer je sve dio istog zadatka.
Omogućavanje troškova obrade obračuna plaća
Ako za obavljanje platnog spiska koristite vanjsku tvrtku, postoji jedan konačni iznos za obračun. To je iznos koji plaćate za obradu plaća, što će se razlikovati ovisno o davatelju usluga koje koristite i planu usluge koji ste odabrali. Obično, vaše naknade će biti na osnovi za svakog zaposlenika po mjesecu, tako da izračunavanje iznosa po danu gotovo je isto kao i izračunavanje iznosa po danu za mjesečnu plaću. Pomnožite iznos po zaposleniku za broj zaposlenika, podijelite taj broj s brojem dana u mjesecu, a zatim taj iznos po danu pomnožite s brojem dana preostalih na kraju mjeseca. Ako je vaša tvrtka mala, taj iznos možete uključiti izravno u ukupan iznos obračunatih plaća. U većim tvrtkama, vjerojatno imate odvojen račun za platni spisak trošak, ali kao i sa svojim platni spisak poreza, ima smisla izračunati i račun za taj iznos, dok ste već radi svoje obračunate plaće.
Kako prilagoditi unose za obračunate plaće
Sada kada ste razradili sve uplaćene iznose dolara, konačno ste spremni zaroniti u knjige i izvršiti potrebne prilagodbe. Najprije se vratite na račun "Plaća za plaće" na strani kredita u svojoj bilanci ili na bilo koji drugi račun koji se u vašim knjigama naziva. Tamo ćete već imati unos za prethodni period plaćanja, koji je već obrađen i obračunat. Tamo ćete postaviti novi unos, s opisom "Prilagođavanje unosa", i dodati plaće koje ste izračunali za posljednjih nekoliko dana razdoblja. Ako knjige zadržite sami, možete biti informativniji i označiti ga "Prilagodba unosa za obračunate plaće", ili nešto slično, kako bi vam pomogli da jasnije zapamtite što ste učinili. Sada prijeđite na svoj račun dobiti i gubitka i unesite unos za podešavanje na isti način na debitnoj strani vaše knjige. Naposljetku, prijavite oba unosa u dnevnik. Ako koristite kompjutorizirani računovodstveni program ili ručni sustav s "jednim pisanjem", ispravni iznosi mogu se prebaciti u časopis bez potrebe za tim.
Padovi zaboravljanja za podešavanje unosa za obračunate plaće
Ako zadržite svoje knjige ili koristite knjigovođu koji nije formalno obučen, moguće je previdjeti ove prilagodbe usred stresa i gužve u obavljanju godišnjih, kvartalnih ili mjesečnih izvješća. To je osobito istinito ako se vaš kraj na fiskalnoj godini podudara s kalendarskom godinom, tako da ćete se posvetiti tome dok pokušavate držati korak s vašim osobnim obvezama tijekom praznika. Potpuno je razumljivo ako ste propustili prilagodbe, ali to ne znači da niste odgovorni za pravilno čuvanje knjiga.
Čuvanje neurednih ili netočnih knjiga može imati brojne posljedice. Zajmodavci ili potencijalni investitori mogu biti oprezni, i to s pravom, ako pronađu netočnosti u vašim financijama. To također znači da ne radite s točnim informacijama, što otežava planiranje upravljanja. Ako se nalazite na tržištu gdje je zapošljavanje zaposlenika već izazov, reputacija za plaćeni obračun plaća neće pomoći vašem uzroku. Konačno, ako ne izračunate poreze na plaće, to može rezultirati novčanom kaznom i neželjenom pažnjom državnih poreznih vlasti ili porezne uprave. Izrada prilagodbe zahtijeva malo posla s vaše strane - ili dio vašeg knjigovođe - ali to je dobro isplatiti napor kako bi se to ispravilo.
