Ako posjedujete tvrtku, potrebna vam je mogućnost kupnje potrošnog materijala na kredit. Jedini način da to učinite jest slanje narudžbenice koja označava tko odobrava kupnju. Bez narudžbenice, rizikujete smanjiti novčani tok ili povećati dug jer ćete morati kupiti gotovinom ili kreditom. Stvaranje narudžbenice omogućuje vam plaćanje unutar 90-dnevnog prozora. Ta fleksibilnost pomaže vam da ostanete u poslu.
Otvorite novi dokument pomoću željenog softvera za uređivanje dokumenata. MS Word, MS Excel, računovodstvo breskve ili Quickbook sadrže alate za izradu narudžbenice. Ako želite besplatnu opciju, Google Dokumenti omogućuju vam da koristite njihov online program za obradu teksta, a Open Office.org nudi besplatne alternative za MS Office proizvode.
Upišite naziv, adresu, broj telefona, broj faksa i adresu e-pošte u gornji lijevi kut dokumenta. Ako imate logotip, uvezite ga i postavite ga s lijeve strane naziva i adrese svoje tvrtke. Na donjoj liniji ispod podataka o adresi navedite broj poreza na maloprodaju, tako da možete kvalificirati za oslobađanje od poreza na promet za određene vrste poslovnog materijala.
Napravite prostor za broj narudžbenice tako da upišete "Narudžbenica" **** ____ "u gornjem srednjem dijelu dokumenta. Kada koristite narudžbu za kupnju robe, dodijelite broj u ovom prostoru, tako da izgleda nešto kao" Narudžbenica 00012. Ako radite u Quickbooku ili Peach Tree, softver će automatski dodijeliti uzastopni broj.
Stvorite odjeljak "Datum dospijeća" u gornjem desnom kutu dokumenta. Postavite font za ove informacije na 20 ili 22 boda, tako da dobavljač zna kada će vam trebati isporuka.
Stvorite pojedinačne stupce za svaki detalj proizvoda koji želite kupiti. Zajedničke stupce uključuju datum, količinu, opis stavke i cijenu proizvoda. Neki dobavljači, međutim, zahtijevaju dodatne informacije poput UPC broja ili kataloškog broja. Stvorite tri stupca "razno" kako biste prihvatili jedinstvene identifikatore proizvoda.
Izradite podzbroj, porez i ukupni ukupni prostor ispod stupaca koji ukupno obuhvaćaju cijelu kupnju.
Stvorite odjeljak "Uputstva za isporuku" pri dnu stranice koja bi trebala uključivati prostor za adresu za isporuku (ako se razlikuje od adrese tvrtke) i posebne upute o tome gdje bi vozač isporuke trebao uzeti proizvode.
Stvorite liniju potpisa za potpis potpisnika. Osoba može potpisati svaku narudžbenicu, ali mnogi od programa za obradu teksta omogućit će vam uvoz grafičkog potpisa i njegovo stavljanje u dokument.
Na samom dnu obrasca navedite uvjete kupnje kao što su prihvaćanje isporuke, oštećena roba, zahtjevi za fakture i uvjeti plaćanja.
