Probna bilanca je financijski izvještaj koji tvrtka priprema na kraju obračunskog razdoblja, neposredno prije podešavanja unosa. Prvo se kreira neusklađena pokusna bilanca koja se koristi za izradu prilagođenih unosa, zatvaranje knjiga i pripremu konačnih verzija financijskih izvješća. Neusklađena pokusna bilanca stvara se prijenosom računa i iznosa iz glavne knjige tvrtke na radni list. Na gotovinski račun obično utječe nekoliko transakcija.
Otvorite glavnu knjigu. To bi trebao biti proračunska tablica ili dokument računovodstvenog softvera koji prati sve računovodstvene transakcije za sve račune koje tvrtka koristi. Ako poduzeće koristi novčani račun za naplatu, plaćanje i kupnju, bit će velik broj debitnih i kreditnih iznosa koji uključuju gotovinski račun u glavnoj knjizi.
Pripremite T-račun za izračun stanja gotovinskog računa. T-račun je tablica u obliku slova T sastavljena od dva stupca. Označite vrh T s "debit" na krajnjoj lijevoj strani i "kredit" na krajnjoj desnoj strani. Napišite "Cash" na samom vrhu da navedete da je ovaj T-račun samo za gotovinske transakcije.
Započnite na početku razdoblja za glavnu knjigu i pregledajte sve transakcije poslovanja u kojima je korišten novčani račun. Za svaki debitni unos novčanog računa u glavnoj knjizi, zabilježite taj iznos u stupcu zaduženja na T-računu. Učinite isto za svaki unos kredita, bilježeći to u kreditnom stupcu na T-računu.
Dodajte iznose zaduženja u T-račun i ukupno ih. Učinite isto za iznose kredita u drugom stupcu, a zatim oduzmite ukupni iznos kredita od ukupnog iznosa zaduženja. To će vas dovesti do vašeg ukupnog novčanog salda, koji će biti dugovni saldo ako je pozitivan iznos ili kreditni saldo ako je negativna brojka. Uvjerite se da ste uključili i zabilježili svaku pojedinačnu gotovinsku transakciju i ispravno izvršili matematiku kako biste izbjegli bilo kakve netočnosti.
Otvorite novu proračunsku tablicu ili dokument probne bilance. Trebao bi biti označen nazivom tvrtke i datumom te biti naslovljena "Probno stanje".
Navedite sve nazive računa tvrtke na krajnjoj lijevoj strani proračunske tablice. Pogledajte glavnu knjigu i navedite najlikvidniju imovinu, najlikvidnije obveze, dionice, prihode i troškove u nizu. Općenito, novčani račun je prvi naveden jer je to najlikvidnija imovina.
