Tvrtke sklapaju ugovore s vanjskim tvrtkama kako bi redovito pružale razne zadatke održavanja. Te vanjske tvrtke uključuju usluge čišćenja, njege i odlaganja otpada. Ove aktivnosti su izvan primarnog poslovanja tvrtke. Ugovaranjem tih odgovornosti tvrtka se može usredotočiti na svoje poslovanje.
Početna kupnja
Tvrtke sklapaju pretplaćene ugovore o održavanju za nekoliko mjeseci. Tvrtka plaća cjelokupni iznos ugovora unaprijed, a tvrtka za održavanje obećava pružanje usluge za vrijeme trajanja ugovora. Kada društvo sklopi ugovor, društvo evidentira ugovor kao unaprijed plaćenu imovinu u računovodstvenim evidencijama. Računovođa to evidentira zaduživanjem "Unaprijed plaćenog Ugovora o održavanju" i kreditiranjem "Gotovine" za iznos koji je plaćen za ugovor.
Periodično podešavanje
Na kraju svakog razdoblja, dio ugovora ističe. Tijekom tog razdoblja izvođač radova pruža usluge održavanja. Budući da je cjelokupno plaćanje već izvršeno, daljnja plaćanja nisu potrebna. Međutim, mora se zabilježiti istek ugovora. Računovođa određuje iznos ugovora koji je istekao preuzimanjem cjelokupnog iznosa ugovora i podjelom na broj razdoblja obuhvaćenih ugovorom. Računovođa zadužuje "trošak održavanja" i odobrava "Unaprijed plaćeni ugovor o održavanju" za iznos koji je istekao u ugovorenom iznosu u dolarima.
Izvješćivanje o bilanci
Ugovori za održavanje unaprijed su računi tekuće imovine. Kratkotrajna imovina će se koristiti u roku od jedne godine. Unaprijed plaćeni ugovor o održavanju rijetko traje dulje od jedne godine i kvalificira se kao trenutna imovina. Bilanca dijeli imovinu na kratkotrajnu imovinu i dugotrajnu imovinu. Bilanca prvo navodi tekuću imovinu.
Izvješće o dobiti i gubitku
Račun dobiti i gubitka prenosi profitabilnost tvrtke oduzimanjem troškova iz prihoda kako bi se utvrdio neto prihod. Računovođa uključuje sve troškove poslovanja. Dio ugovora o održavanju koji je istekao, ili "Troškovi održavanja", bilježi se u računu dobiti i gubitka kako bi se dobio neto prihod društva.
