Izrada priručnika o pravilima i procedurama pomaže osigurati jasne protokole za dosljednost u organizaciji. Poslodavci utvrđuju prihvatljivo ponašanje u područjima koja se kreću od pravila oblačenja do odnosa s kupcima. Zaposlenici ga pročitaju i potpisuju pismo potvrde, prihvaćajući bilo kakve posljedice za kršenje pravila utvrđenih u priručniku. Usredotočite se na ključna područja pri pisanju priručnika o politikama i postupcima za neprofitnu organizaciju.
Ključna područja fokusa
Organizacija i upravljanje: U ovom odjeljku navedite izjave organizacije i misije. Detaljno opišite status neprofitne organizacije tako što ćete uključiti podzakonske akte i statut kao što je registrirano kod državnog tajnika. Nakon što je organizacija definirana, navedite ključne uloge i dužnosti upravljanja. Organizacijska shema pomaže svim zaposlenicima da shvate tko je odgovoran za što i lanac zapovijedanja.
Ljudski resursi: U odjeljku ljudskih resursa definirajte odgovornosti upravnog odbora, kako se volonteri kultiviraju i razvijaju i kako se osoblje obučava. Uključite kadrovske politike, uključujući ponašanje, rubrike uspješnosti, pogodnosti i pravila u vezi s naknadom.
Prikupljanje sredstava: Neprofitne organizacije dobivaju status oslobođenog od poreza putem Porezne uprave. Taj se status može opozvati ako se neprofitna organizacija ne ponaša na odgovarajući način. Ovo poglavlje objašnjava način na koji neprofitne koristi za prikupljanje sredstava, uključujući donacije, donacije, korporativne sponzore ili događaje. Financijsko upravljanje također mora biti objašnjeno, naglašavajući kako proračun određuje što ide prema neprofitnim programima i što ide u operacije.
Zakoni i propisi: Navedite zakone, poreze i propise koji utječu na neprofitne operacije. One uključuju, ali nisu ograničene, aktivnosti zagovaranja i lobiranja koje provodi organizacija.
Razvoj politika i postupaka
Budući da priručnik o politikama i procedurama postaje put kojim se osobe drže odgovornima, važno je da se politike dosljedno izrađuju u obliku i tonu.
politika: Za održavanje ujednačenosti s pravilima koristite predložak. Svako pravilo treba imati naslov pravila u kojem se navodi sadržaj. Odredite svrhu politike. Primjer svrhe politike mogao bi biti: "Osiguravanje fiskalne odgovornosti putem prikupljanja sredstava". Ako postoji zakon ili statut koji se odnosi na politiku, navedite to kako biste dodatno potvrdili potrebu.
Odredite opseg pravila. To bi moglo uključivati da li se politika odnosi na sve, članove uprave ili samo na određenu skupinu zaposlenika kao što je tim za prikupljanje sredstava. Za velike organizacije uključite naziv i kontaktni broj odgovorne osobe koja se odnosi na određenu politiku. Na primjer, navedite kontaktne informacije o pravnim savjetnicima s informacijama o pravilima i propisima o lobiranju.
PostupciObjasnite kako se stvari rade jednostavnim koracima. Iako se pravila i procedure mogu kombinirati u nekim scenarijima, procedure su obično zasebni odjeljak za ključne procese. Identificirajte ključne postupke i područja za rješavanje problema. To uključuje postupke otvaranja i zatvaranja. Razviti postupke za rješavanje problema s računalom, lozinkom ili drugim tehničkim problemima. Izradite procese za eskalirana pitanja kupaca. Svaka obavljena dužnost koja zahtijeva dosljednost ili može imati osoblje koje to pitanje postavlja postaje postupak naveden u priručniku.
Dosljedni postupci štede radno vrijeme jer zaposlenici imaju resurse za obavljanje poslova bez vodstva ili podrške ili intervencije.
