Prilikom traženja posla, referentno pismo bivšeg poslodavca može biti od velike pomoći u potvrđivanju vještina, kvalifikacija i iskustva kandidata. Međutim, strah od sudskih tužbi i skupih sudskih sporova sprječava poslodavce da dobiju reference za otkazane zaposlenike. Stoga se pisanju referentnog pisma mora pristupiti s oprezom.
Obratite se odjelu za ljudske resurse o politici tvrtke za referentna pisma za bivše zaposlenike. Mnogi poslodavci imaju politike o referencama koje stvaraju potencijalnu odgovornost u zahtjevima koje su podnijeli poslodavci ili bivši zaposlenik. Istražite državni zakon o imunitetu poslodavca koji se odnosi na referentna pisma za bivše zaposlenike. Potencijalni poslodavci željeli bi dobiti istinite i potpune reference o radnoj povijesti kandidata; međutim, teško je dobiti informacije od prethodnih poslodavaca koji brinu o pravnim posljedicama i potencijalnim zahtjevima zaposlenika s manje od zvjezdanih zapisa o zaposlenju.
Pregledajte dosje osoblja bivšeg zaposlenika kako biste utvrdili razlog zbog kojeg je napustila tvrtku. Razlog prestanka važenja može postati i problem prilikom izrade referentnog pisma. Imajte na umu da osoba na koju upućujete pismo može pitati može li bivši zaposlenik ispuniti uvjete za ponovno zapošljavanje ili ako je dovoljno obavijestio o ostavci.Ako je slijedila politiku tvrtke ili protokol za podnošenje ostavke, to su sporna pitanja i vjerojatno ćete naprijed napisati pismo.
Nabavite puno ime i naslov primatelja. U slučaju da zaposlenik od vas zatraži da napišete generičko referentno pismo upućeno "kome se može odnositi", objasnite ograničenja takvog pisma. Recite mu da radije pišete pismo određenoj osobi ili tvrtki tako da imate zapisnik Način na koji se koristi referentno pismo i za koje svrhe Generičko referentno pismo treba sadržavati isključivo činjenične podatke, ograničene na datume zaposlenja, radnog mjesta i plaće.Ovo su osnovne činjenice o zapošljavanju koje bi se pružile tijekom svake provjere zaposlenja. Od njih se traži da napišu generičko referentno pismo, izbjegavanje pružanja više informacija od onoga što bi se uobičajeno uključilo u standardnu provjeru zaposlenja.
Izradite referentno pismo u kojem se ne nalaze činjenične informacije, kao što su datumi zaposlenja, naziv posla, kratak opis dužnosti i odgovornosti te, ako se to zatraži, početna i završna plaća. Dvaput provjerite datoteku osoblja zaposlenika kako biste bili sigurni da dajete točne informacije i pregledajte svoj nacrt s upraviteljem ljudskih resursa, ako je potrebno. Ako pišete pismo koje sadrži više informacija o uspješnosti zaposlenika, ograničite podatke koje navedete na to da li zaposlenik ispunjava uvjete za ponovno zapošljavanje. Ako je bivši zaposlenik bio model zaposlenika bez problema s radnim učinkom tijekom zaposlenja, konstruirajte referencu na način koji odražava to dokle god imate preglede uspješnosti da biste ih podržali.
