Standardni operativni postupci (SOP) su popularan način pružanja konzistentnih smjernica zaposlenicima unutar organizacije. U idealnom slučaju, ako zgrabite nekoga s ulice, ta osoba bi trebala moći izvršiti zadatak bez ičega osim SOP-a i potrebnih alata. Ključno polazište bilo kojeg portfelja SOP-a je stvaranje SOP predloška za dosljednost. Ne trebate nikakav fensi softver ili vještine; trebate samo uravnotežiti potrebne elemente i ono što želite da predložak izgleda.
Stavke koje su vam potrebne
-
Računalo
-
Softver za obradu teksta
Otvorite novi dokument za obradu teksta. Spremite datoteku s imenom koje želite koristiti za svoj predložak SOP-a i datumom kontrole verzija. Na primjer: "YourCompanyName_SOP_Template_01-16-2010".
Umetnite tablicu u zaglavlje. Broj redaka i stupaca u ovoj tablici ovisi o vama; imajte na umu da ćete trebati, najmanje, ćeliju za broj SOP-a, naziv i datum odobrenja ili stupanja na snagu dokumenta. Također možete koristiti ćeliju za broj stranice i logotip ili ime tvrtke ako želite. Lijepa stvar u tablici u zaglavlju je da će se ponavljati kroz dokument dok dodajete stranice.
Umetnite veliku tablicu na prvu stranicu dokumenta. Ova tablica sadržavat će vaš broj i naslov SOP-a na vrhu, nakon čega slijede ćelije za potpise ključnog osoblja, kao što je autor dokumenta i službenici za odobravanje, s potpisima njihovih imena, naslova i datuma. Unesite zaglavlja za svaku ćeliju, kao što je "SOP naslov" za gornju ćeliju, "SOP autor" za sljedeću ćeliju i "QA Approval" za odgovarajući broj ćelija.
Stvorite odjeljke za uvod, odgovornosti, materijale i opremu (ako je primjenjivo) i postupak. Ostali dijelovi mogu sadržavati pojmove kratica, izraza ili proizvoda. Budući da je ovo predložak, možda želite uključiti rečenicu ili dvije koja opisuje što se očekuje za svaki odjeljak ako planirate imati više autora SOP-a.
Formatirajte svoje odjeljke. Jedan od najčešćih načina predstavljanja dijelova SOP-a je pokretanje sustava slova, numeracije ili kombinacije za svaki odjeljak. Također možete koristiti metke i crtice. Zapamtite, ipak, lakše je kada se pozivate na SOP-ove ili ih revidirate da biste ukazali na odjeljak po slovu / broju.Pokažite kako bi trebao izgledati format sekvenci za svaku sljedeću liniju u odjeljku, kao što su "A, B, C"; "1, 2, 3"; ili "A1, A2, A3, B1, B2, B3."
Umetnite još dvije tablice na kraj predloška. Jedna od tablica trebala bi biti popis vanjskih referenci ili dodataka i obrazaca koje možete priložiti SOP-u za izmjene verzije. Druga tablica može biti za dokumentiranje povijesti verzija SOP-a i bilo kojih razloga za promjene. Ove tablice mogu nastaviti koristiti format numeracije / pisanja koji koristi ostatak predloška.
Spremite dokument kao datoteku predloška samo za čitanje. To će pomoći da vaš predložak ne bude slučajno prebrisan tako što ćete primorati korisnika da spremi dokument pod drugim nazivom ako je izmijenjen.
Savjet
-
Zadržite sigurnosnu kopiju predloška.
