Učinkovita proizvodnja visokokvalitetnih proizvoda uz profit i zadržavanje u granicama zakona i propisa zahtijeva dosljednost u poslovanju. Mnoge tvrtke same sebi pomažu uvođenjem standardnih operativnih postupaka ili SOP-ova koji pružaju upute korak po korak za provedbu važnih postupaka. SOP-ovi osiguravaju točnost i kontrolu kvalitete. Koriste se u raznim tvrtkama i organizacijama, posebno u vladi, proizvodnji, istraživanju i razvoju, laboratorijima i akademskim krugovima. Pošto pojedine jedinice unutar tvrtki imaju bezbrojne procedure, svaka od njih treba različite SOP-ove. Stoga je korisno dati glavama svake jedinice SOP predložak, koji im nudi polaznu točku za pisanje vlastitih procedura i SOP priručnika. Predlošci SOP-a pružaju sve važne komponente svake procedure.
Vodite pisce SOP-a u određivanju vrste postupka koji treba napisati. Obrazac im treba pružiti jednostavan alat za donošenje odluka na temelju broja odluka koje radnici moraju donijeti za provedbu postupaka. Savjetujte da rutinski postupci koji su kratki zahtijevaju od radnika da donese nekoliko presuda i mogu se ispisati u jednostavnom koraku. Primjerice: A, zatim B, zatim C. Imajte na umu da dugotrajni postupci koji zahtijevaju nekoliko odluka mogu koristiti hijerarhijski format koraka, govoreći radniku u kojem poretku postupak mora ići, a često uključuju i korake koji se moraju izvršiti da bi se dovršio postupak. cijeli zadatak. Navedite primjere dijagrama toka ili infografike za opisivanje postupaka koji su komplicirani, dugotrajni i zahtijevaju donošenje višestrukih odluka. Na primjer: Do A. Ako je "normalno", učinite B, C i D. Ako je "abnormalno", ponovite A za potvrdu, a zatim učinite E, F i G.
Opišite matice i vijke pisanja svake procedure. Na primjer, svaki postupak treba imati naslov, svrhu, opseg i metode i odgovornosti za provedbu postupka. Poticati ili zahtijevati da pisci SOP-a koriste jedinstvenu konvenciju za imenovanje za postupke dodjele titlova. Savjetujte im da odrede opseg postupka, na primjer, na koga se primjenjuje postupak, kada i pod kojim okolnostima. Također možete opisati kada ne koristiti svaki postupak. U odjeljku o metodama i odgovornostima navedite korak-po-korak protokol za izvršenje postupka. Predložak treba sadržavati jednostavne, kratke fraze s glagolima akcije.
Navedite definicije i zahtjeve za resursima. Svaka procedura treba imati odjeljak koji definira pojmove koji se koriste u dokumentu i navodi sve kratice. Osim toga, trebala bi obavijestiti zaposlenike koje dokumente, opremu ili drugi materijal trebaju provesti. Obratite pažnju na sve druge srodne postupke koje poslodavci trebaju obaviti unaprijed ili moraju biti svjesni kako bi dovršili zadatak. Ne zaboravite druge važne komponente koje predložak mora imati. To uključuje datum stupanja na snagu postupka i zadnji datum kada je postupak pregledan.
Savjet
-
Ovisno o vašem poduzeću, također može biti važno dodijeliti razinu sigurnosti SOP-u kako bi se pojasnila razina ovlaštenja koja je potrebna za provedbu postupka. Upotrijebite predložak da biste opisali i uvjete pod kojima zaposlenik može pouzdano obaviti postupak.
Upozorenje
Uvijek uključite smjernice o zdravstvenim i sigurnosnim ili regulatornim povredama gdje je to prikladno. Osigurajte mjesto u predlošku i upotrijebite metode kako biste naglasili važna upozorenja, kao što su masna slova ili bočni okvir tih poruka. Opišite što bi se dogodilo ako se postupak ne slijedi ili ako se slijedi pogrešno, da li to rezultira osobnom ozljedom, gubitkom života, oštećenjem opreme, neispravnim proizvodima, novčanim kaznama, parnicama ili zatvaranjem poslovanja.
