Kako bi bili sigurni da su u skladu s propisima Interne porezne službe (IRS) i zakonima države i lokalnih vlasti, tvrtke moraju uključiti ključne podatke o zaposlenicima i tvrtkama u svoje sustave za obračun plaća. Uspostavljanje i vođenje različitih komponenti koje čine sustav plaća zahtijeva dubinsko snimanje i odgovarajuće poznavanje poreznog zakonodavstva. Kao rezultat toga, uobičajeno je da tvrtke angažiraju vanjskog konzultanta, knjigovođu ili platnu službu za uplatu poreza, procesuiraju W-2, upravljaju mirovinskim i osiguravajućim planovima i obavljaju druge dužnosti vezane uz obračun plaća.
Informacije o zaposlenicima
Tijekom novog procesa najma, tvrtke moraju prikupiti informacije kao što su zdravstveno osiguranje i obrasci W-4 kako bi odredili što bi trebalo oduzeti od plaće zaposlenika. Ti obrasci poslodavcima također pružaju ključne informacije, kao što su broj zaposlenika za socijalno osiguranje i iznos zadržavanja za federalne i državne porezne svrhe. Sustav također mora pratiti i obrađivati promjene učinjene u poreznom statusu zaposlenika, mirovinama, planovima osiguranja ili mirovinskim fondovima.
Informacije o plaćama
Kao dio novog procesa najma, sustavi obračuna plaća uključuju komponentu koja označava koji su zaposlenici s punim radnim vremenom, dio radnog vremena i izvođači. Razvrstavanje radnika u platni sustav je važno jer vlada nameće visoke kazne tvrtkama koje pogrešno kategoriziraju zaposlenike.
timesheets
Bez znanja o broju sati rada zaposlenog, poslodavci ne mogu odrediti što će platiti zaposleniku. Dok se nekim radnicima isplaćuje plaća, drugi se plaćaju po satu ili se određuju kao neiskorišteni zaposlenici. Sustavi obračuna plaća uključuju informacije o vremenskom rasporedu ili područja na kojima se sate i pregledavaju radnici po satu i neiskorišteni radni sati te ih se provjerava na točnost. Informacije se mogu prikupljati putem kompjuteriziranog satnog vremena, satom s bušenom karticom ili papirom.
Primjenjivi porezi i odbici
Iako IRS pruža tvrtkama s poreznim tablicama za izračunavanje zaposlenika poreza withholdings, dobavljači i platni spisak računalnih sustava također mogu dostaviti ove informacije. Poslodavci moraju uzeti u obzir godišnju godišnju zaradu, razinu plaća i porezne olakšice kada sumiraju primjenjive poreze. Osim toga, sustavi obračuna plaća moraju izračunati odbitke izvršene kroz mirovinske planove, 401 (k) s, planove osiguranja, sindikalne članarine i namirnice. Odjel za obračun plaća također nadzire zajmove i druge odbitke koji imaju ograničenja u iznosu i prestaju odbitci plaća kada je ukupni iznos otplaćen.
Popis plaća
Registar obračuna plaća sažima podatke o zaradama zaposlenika i podatke o odbitku u dnevniku koji se unosi u glavnu knjigu za računovodstvene i opće istraživačke svrhe. Registri za obračun plaća također se koriste za izradu poreznih izvješća. Ovi dokumenti su pripremljeni od strane osoblja za plaće ili generirani pomoću računalnih sustava za obračun plaća.
Ručna plaćanja
Povremeno tvrtke izdaju zaposlenicima ručne plaće između platnih razdoblja zbog prestanka ili pogreške u plaćama. Sustavi obračuna plaća moraju obračunavati iznos provjere u registru plaća za potrebe poreza i izvješćivanja. Time se osigurava da se porezni odbitak poslodavca uskladi s odbitcima zaposlenika.
