Kada tvrtke pišu pisma, važno je da imaju na umu nekoliko ključnih točaka. Poslovna pisma često sadrže 8 C - jasnoću, konciznost, obzirnost, uljudnost, konkretnost, vedrinu, ispravnost i karakter.
Jasnoća
Prvi element svih poslovnih pisama je da bi trebali biti jasni. To uključuje svrhu slova i riječi koje se koriste u tekstu. Jasno navedite svoju točku blizu početka kako biste čitatelju omogućili jasno razumijevanje svrhe pisma.
Konciznost
Izbjegavajte korištenje dodatnih riječi u poslovnom pismu. Element sažetosti odnosi se na iznošenje ideje u što manje mogućih riječi. Nemojte dodavati suvišne informacije ili dodatne riječi koje bi ispunile prostor. Jednostavno navedite informacije koje su važne i relevantne i ostavite ih na tome.
Obzir
Poslovno pismo također treba biti obzirno. Ovaj je element važan jer morate razmišljati o čitatelju i njegovim osjećajima i stajalištima. Napravi pismo o njemu, a ne tebi.
uljudnost
Poslovna pisma trebaju pokazati poštovanje prema čitatelju i trebala bi pokazati osobno poštovanje pisca prema čitatelju i tvrtki za koju radi.
konkretnost
Konkretnost se odnosi na korištenje živog teksta u pismu koji se odnosi na čitaoca. Ako je poslovno pismo dosadno, čitatelj može proći kroz njega, propuštajući važne točke.
veselost
Kada pišete poslovno pismo, pokažite pozitivan stav koji izražava radost i veselje.
Ispravnost
Poslovno pismo uvijek mora biti točno. To znači da svaka riječ unutar dokumenta sadrži točne činjenice i brojke. To uključuje lekturu pisma kako bi se provjerila gramatička i pravopisna pogreška.
Lik
Svako poslovno pismo od pisca treba pokazati malo jedinstvenosti. To daje znak slova i može ga učiniti zanimljivijim.
